Monivaiheiset projektit

Monivaiheiset projektit

Suosittelemme toteutusprojektiin neljää vaihetta, jos yrityksesi koko on yli 15 työntekijää.

 

Tuotannollinen koekäyttö Yksi henkilö (tarpeen mukaan muiden avustuksella) vie järjestelmään vähintään yhden tai kahden mallituotteen tiedot ja käy koko prosessin läpi. Tarvittaessa poista tiedot ja kokeile erilaisia työskentelytapoja.   Määritä järjestelmä ja järjestelmäasetukset.   Dokumentoi liiketoimintaprosessit.

 

Valinnainen prosessikehitys Liiketoimintaprosessien parantaminen, jotta uudesta järjestelmästä saadaan parempi hyöty Monimutkaisen tiedonsiirron suunnittelu   Raportten räätälöinti   Järjestelmän ominaisuuksien mahdollinen kehitysprojekti

 

Pilotointi Loppukäyttäjän koulutus   Prosessin varmistus käyttäen mallina oikeita tietoja   Varmistetaan henkilöstön riittävä koulutus

 

Käyttöönotto Tuodaan lopulliset tiedot ja asetetaan järjestelmänumerot.   Päivitetään avoin tilauskanta ja varaston alkusaldot.   Käyttäjien tuki ja käytön seuranta.

 

Projektin aloitus (monivaiheiset projektit)

Hankkeen aloituskokoukseen tulisi osallistua kaikki ne ihmiset, joiden työhön uusi järjestelmä vaikuttaa.

 

Ylimmän johdon tulee:

• Esitä visio siitä, mihin yritys on menossa ja miksi uutta järjestelmää tarvitaan
• Esittele pääkäyttäjä ja ilmoita hänen valtuutensa olla mukana kaikissa organisaation osissa
• Esittele muut projektiryhmän jäsenet ja ulkopuoliset konsultit
• Esittele projektin elementit, aikataulutetut päivämäärät ja kaikki sovitut tai harkittavana olevat muutokset liiketoimintaprosesseissa

Onnistunut aloituskokous vähentää merkittävästi muutosvastusta organisaatiossa ja auttaa varmistamaan projektin onnistumisen.

 

Aloituskokousta ei tule ajoittaa liian aikaisin, ettei hankkeen peruselementtejä ole tunnistettu, eikä liian myöhään, jotta hanke on jo käynnissä.

 

Projektin kesto

Projektin kesto voi ulottua muutamasta päivästä jopa vuoteen tai pidempäänkin.

 

Projektin kestoon vaikuttavia tekijöitä ovat:

Keskeisten käyttäjien kokemus muista ERP-järjestelmistä.

Jos avainhenkilöillä on kokemusta joko vanhasta järjestelmästä tai aiemmista töistään, projekti on paljon helpompi. Voit korvata tämän puutteen antamalla pääkäyttäjille yleistä koulutusta liikkeenjohdosta tai ERP-järjestelmistä.

 

Siirrettävien tietojen laatu.

In some projects, significant data cleansing of a legacy systems data may be needed, or data may just not exist in any reasonable format. After starting the ERP project and learning the data structures, significant time may be needed to find out and create part lists and bills of materials etc.

 

Avainhenkilöiden saatavuus.

A certain amount of work is needed to implement the new ERP system. If key personnel have too many other commitments, then the project may take longer.

 

Ulkoiset päivämäärät

Milestone dates may be set by external factors. A legacy system may have a significant annual renewal fee due, and the project will need to be completed before this. The system may be required to be available at the same time as the change-over of another system, for instance a linked cloud accountancy system.

 

Vaihe 1 – tuotannollinen koekäyttö (pitkämuotoiset projektit)

Tilin avaaminen

Avaa tili Manu Online -verkkosivuilta. Koska yritys voi mahdollisesti käyttää tiliä useiden vuosien kuluttua, on viisasta harkita alkuperäisiä nimeämiskäytäntöjä.

Luo käyttäjätilit kaikille projektitiimin henkilöille.

Vaikka on mahdollista, että eri ihmiset avaavat oman kokeilutilinsä, muista seurata, mitä tiliä projekti käyttää.

 

Projektiryhmän koulutus

On suositeltavaa, että projektissa oleva henkilö tai henkilöt saavat välittömästi yleiskuvauskoulutuksen järjestelmään. Tämä on tyypillisesti 3–6 henkilön 1 tunnin harjoittelua riippuen käytettäväksi suunniteltujen ominaisuuksien valikoimasta. Koulutuksen tavoitteena on, että projektihenkilöt voivat keskittyä prosessisuunnitteluun yksittäisten näyttöjen toimivuuden tutkimisen sijaan.

Koulutus voi perustua Manu Onlinen tai kolmannen osapuolen konsultin tarjoamiin konsulttipalveluihin. täällä on myös mahdollista järjestää yksittäisiä koulutustilaisuuksia liiketoiminta-alueittain.

 

Liittyminen rahoitusjärjestelmään

On suositeltavaa, että tili yhdistetään välittömästi live-tilijärjestelmään tilikartan ja verotunnustietojen lukemista varten. Tämä ei vaikuta tai muuta kirjanpitojärjestelmän tietoja, joten se voidaan tehdä turvallisesti jo arviointivaiheessa. Valinnaisesti tuo kaikki kohteet ja yhteystiedot tileistä. Tilijärjestelmä on mahdollista katkaista myöhemmin projektin aikana.

Tilijärjestelmään yhdistäminen vaatii henkilön, jolla on ”järjestelmänvalvojan” oikeudet tilijärjestelmässä.

 

Lisenssimääritykset, järjestelmäasetukset ja tehdasasetukset

Tarkista järjestelmän lisenssimääritykset, jotta sopivat laajennukset ovat saatavilla.

Vietä aikaa löytääksesi oikeat asetukset eri järjestelmäasetuksiin, kuten maksuehtoihin, toimitustapoihin jne.

 

Jos aiot käyttää reititystä, tunnista työsolut tehtaalla ja syötä ne järjestelmään.

Vaikka näiden lopullinen konfiguraatio varmistuu myöhemmin, näiden oikeiden arvojen tunnistaminen ei yleensä ole vaikeaa. Järjestelmän ymmärtäminen ja koetilausten käsittely on paljon helpompaa, jos nämä tiedot ovat saatavilla, eikä niitä normaalisti tarvitse muuttaa missään vaiheessa projektia.

 

Esimerkkitietojen syöttäminen

On suositeltavaa käyttää oikeita tietoja projektin aikana tai ainakin otosta tästä.

Jos tietoja voidaan tuoda joukkona, voi olla viisasta tuoda kaikki tiedot vanhasta järjestelmästä

 

Prosessit ja prosessidokumentaatio

Tuotannollinen koekäyttö on vaihe, jossa yksi henkilö asentaa järjestelmän vähintään yhdellä tuotteella ja käy läpi yrityksen liiketoimintaprosessit vakiojärjestelmällä.

Jokaisessa yrityksessä on vähintään yksi ja yleensä kaksi tai kolme liiketoimintaprosessia. Ne määritellään yleensä tuoteperheittäin, joten jos muodollisia prosesseja ei ole vielä tunnistettu, aloita tarkastelemalla tuoteperheitä ja pohtimalla, miten nämä tuotteet valmistetaan.

 

Tärkeimmät Manu Onlinen tukemat valmistusprosessit ovat tilausvalmistus tai insinööritilaus sekä sarjatuotanto (tehdä varastoon).

 

It consider how multilevel product assemblies are produced. For instance a final product may be manufactured to order, but different subassemblies may be produced in advance in batches. Remember that spare parts may also have their own processes.

 

Liiketoimintaprosesseja määriteltäessä voidaan usein havaita prosessien parannuksia. Niiden laajuudesta riippuen laadi suunnitelma muutosten toteuttamiseksi seuraavassa osiossa kuvatulla tavalla.

On suositeltavaa tehdä yksinkertainen prosessidokumentaatio jokaiselle prosessille. Tätä dokumentaatiota voidaan käyttää yhdessä järjestelmädokumentaation kanssa uusien työntekijöiden koulutuksen perustana (”Näin käytämme Manu Onlinea yrityksessämme”) ja se voi myös muodostaa perustan laatukäsikirjalle.

 

Toteutuksen suunnittelu

Kun olet tunnistanut prosessit, tee suunnitelma järjestelmän käyttöönotosta. Dokumentoi tämä suunnitelma ja pyydä asianomaisten henkilöiden hyväksyntä.

 

Tietojen siirron suunnittelu

Tietojen siirto voi olla yksinkertaista tai monimutkaista riippuen tiedon laadusta, tiedon muutosnopeudesta, määrästä, tiedonsyöttötavasta ja tiedonsiirron laajuudesta.

• Tietojen laatu: ovatko olemassa olevat vanhat tiedot oikein? Onko kaikilla osilla yksilölliset tunnisteet?
• Rate of data change: is data sufficiently static that it can be imported once, or does it need to be deleted from the trial system and re-imported before the project goes live. If data changes very quickly, customised code may need to be developed to get the data moved quickly enough to the new system.
• Kuinka paljon dataa pitää siirtää? Voidaanko jotkin tiedot syöttää manuaalisesti vai pitääkö kaikki siirtää tiedostoilla, kuten Excelillä.
• Tietojen siirron laajuus: siirretäänkö vanhat tilaukset ja laskut uuteen järjestelmään?

Vaihe 2 – Valinnainen liiketoimintaprosessien kehittäminen (pitkämuotoiset projektit)

Nyt kun pääkäyttäjä ja projektiryhmän jäsenet ovat perehtyneet järjestelmään, keskitytään organisaation liiketoimintaprosessien yhteensovittamiseen järjestelmän kanssa. Koska Manu Online on keskittynyt, liiketoimintalinjan järjestelmä ja järjestelmä on valittu vastaamaan tarkasti yrityksen liiketoimintatarpeita, tämä vaihe voi olla valinnainen.

 

However, the project group may decide that any number of business process improvements may be taken into use to benefit from the features of the new system.

 

Oma prosessikehitys

Ajatuksena on, että täällä kohtaa kaksi asiaa:

• Yrityksesi olemassa olevat prosessit ja organisaatio
• Uuden järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet ja tehokkuusedut

Kysymys on siis siitä, muuttaako ja kuinka paljon omia liiketoimintaprosessejasi osana ERP-käyttöönottoprojektia.

 

Jos on mahdotonta saada näitä asioita vastaamaan toisiaan, sinun pitäisi valita toinen järjestelmä tai ostaa mukautettu ERP-järjestelmä. Paras ja kustannustehokkain tulos saadaan kuitenkin määrittämällä Manu Online niin, että se vastaa parhaiten tarpeitasi, ja sitten luomalla parhaat käytännöt sen käyttöön.

 

Useimmissa näkemissämme projekteissa yrityksillä on vain vähän muodollisia prosesseja, vain vakiintuneet käytännöt. Joten projektissa on kyse omasta prosessispesifikaatiosta eikä omasta prosessin kehittämisestä.

 

Tietojen puhdistus ja tiedonsiirto

Tietojen puhdistaminen voi joskus lisätä huomattavasti aikaa projektin kokonaisaikatauluun. On tehtävä päätös, pitääkö tietojen puhdistus tehdä vai ei, ja onko puhdistus tehtävä manuaalisesti vai ei.

Jos tietojen puhdistaminen voidaan tehdä sääntöjen mukaan, se on paljon nopeampaa. Säännöt, joita koskevat tiedot siirretään, voivat olla esimerkiksi ”kaikki tuotteet, joilla on tapahtumia viimeisen kahden vuoden aikana” tai paremmin ”kaikki tuotteet, jotka sisältyvät nykyisen tuotevalikoimamme tuoterakenteisiin”.

 

Tavallisia siirrettäviä tietoja on kolme:

• Nimikeet
• Yhteistyökumppanit (yhteystiedot)
• Tuoterakenteet (materiaaliluettelot)

Lisäksi on harkittava, siirretäänkö seuraavat asiat ja miten:

• Avaa myynti- ja ostotilaukset
• Avaa avoimet myynti- ja ostolaskut
• Historialliset myynti- ja ostotilaukset
• Historialliset myynti- ja ostolaskut
• Varasto/valmistus
• Asiakkaisiin liittyvät CRM-tiedot

Historialliset tilaukset voidaan tuoda tilassa ”Valmis” ilman, että sinun on tuotava myös niihin liittyviä tapahtumatietoja.

 

Teknikko voi tuoda tiedot manuaalisesti, jos ne on tarkoitus tuoda vain kerran projektin aikana. Jos tiedot muuttuvat nopeasti ja manuaalinen tuonti ei olisi tarpeeksi nopeaa, kannattaa harkita mukautetun tuontikoodin kehittämistä.

 

Numerointijärjestelmät

Sekä tuotteet että kumppanit vaativat yksilölliset numerot. Manu Onlinessa viittaamme ”tuotetunnuksiin” ja ”kumppanitunnuksiin”. Muita yleisiä termejä ovat osanumerot tai SKU:t (Stock Keeping Units) ja kumppaninumerot.

Kumppanitunnukset määritetään yleensä kokonaislukuina useimmissa eri järjestelmissä. Nykyiset numerot voidaan tuoda tai uusia järjestysnumeroita antaa järjestelmän käytön mukaan. Aloitusnumero on määritetty järjestelmäasetuksissa.

 

ERP-teollisuudessa on kaksi ajatuslinjaa tuotteiden tunnisteista. Käytetäänkö merkittävää numerointia vai ei. Merkittävä luku on sellainen, joka sisältää jonkinlaisen luvun, joka on jäsennelty kohteen mukaan. Joten esimerkiksi H-1 ja H-2 ovat molemmat vasaroita ja SD-1 ja SD-2 ovat molemmat ruuvimeisseleitä. Manu Online tukee molempia lomakkeita 25 merkkiin asti. Käytännössä merkittävä numerointi auttaa numeroita käyttäviä ja syöttäviä ihmisiä, mutta jossain vaiheessa, kun nimikkeitä on hyvin paljon, numeroiden kehittäminen uusille nimikkeille voi olla erittäin hankalaa. Numeroiden ryhmittely onnistuu myös nimikeperheitä käyttämällä.

 

Vältä käyttämästä asiakas- tai toimittajanumeroita osana omaa numerointijärjestelmääsi. Niiden syöttämiseen muualla oleviin nimikkeisiin on olemassa tuki.

 

Toisin kuin useimmat nimikkeeseen liittyvät tiedot, ei normaalisti ole mahdollista muuttaa nimiketunnusta sen luomisen jälkeen.

When choosing numbers, be aware that these may be used in barcoding later in the use of the system, and potentially by other systems than Manu Online. So it is recommended to not use non-standard characters or symbols are part of the item id.

 

Tehdasasettelu

Joissakin projekteissa yritys on suunnitellut uudelleen tehdasasettelua hyötyäkseen prosesseista, joita se suunnittelee osana toteutusprojektia. Tyypillisesti asettelussa harkitaan tiettyjen tavaroiden ottamista alueilla ja varaston sijainneissa, jotka ovat käteviä tuotteiden poimimiseen tuotantoa varten.

 

On myös otettava huomioon työpisteiden sijainti tehtaalla. Tyypillisesti jokaisessa työsolussa on vähintään yksi työasema, joka käsittelee lähetystä ja vastaanottoa, ja yksi työasema, jos työtilauksen reititystä tai työaikatietojen keräämistä tehdään.

 

Yritys havaitsi, että Manu Online on prosessisuuntautunut järjestelmä. He päättivät muuttaa omia prosessejaan tilausten käsittelystä yksitellen samassa tilassa pieneen jatkuvaan tuotantojärjestelmään. Tehdas tyhjennettiin kokonaan ja uusi tehdasasetelma toteutettiin pienellä rullajärjestelmällä tuotteen rakentamiseksi jatkuvassa virtauksessa.

 

Raportten räätälöinti

On normaalia tehdä raporttien mukautuksia projektin aikana.

Raportit ovat joko pdf- tai analyysiraportteja (excel). Molemmat voidaan räätälöidä. Raporttien räätälöinnin tekee joku, jolla on kokemusta asiantuntijaraporttien suunnittelutyökaluista. Tämän vuoksi raportit räätälöidään yleensä Manu Onlinen asiantuntijapalveluiden tiimin toimesta.

 

Yleisimmin räätälöity raportti on työtilausmatkustaja. Myös tilausvahvistuksiin ja laskuihin tehdään yleisesti räätälöintejä. Analyysiraporteissa on tietolehti, ja niissä voi olla useita pivot-taulukkoarkkeja. Jotta pivot-taulukot voidaan määrittää oletusarvoisesti vaaditulla tavalla, on tarpeen tallentaa mallin mukautettu versio järjestelmään. Tämä on tehtävä tukitiimin toimesta.

 

Jos tuotteisiin tai valmistusmalleihin on lisätty mukautettuja ominaisuuksia, niiden sisällyttäminen raportteihin edellyttää raportin mukauttamista.

 

Yhteiskehitys

Co-development may be needed if the system does not have some specific feature that is needed for the business operation. Bearing in mind that Manu Online is a standard system and does not support extensive end user customisation. Any changes that are must follow the logic and style of Manu Online. The results of any co-development work will also be available to other customers after it is completed. Typically a significant co-development work will be packaged as a new extension. Please see separate terms and conditions for co-development work.

 

Tietojen siirtoprosessit

Tietojen siirto voidaan jakaa neljään tietotyyppiin:

1. Järjestelmän kokoonpano ja järjestelmäasetukset. Nämä asetetaan kerran projektissa, eikä niitä yleensä tuoda tai muuteta.
2. Staattiset tiedot, kuten tuotteet, kumppanit ja tuoterakenteet.
3. Dynaamiset tiedot, kuten tilaukset, varastomäärät.
4. Historiatiedot

In most cases static data is not completely static but may be slow moving. How quickly this data changes will determine whether it needs to be imported several times and possibly may need tools for import when going live.

 

Vaihe 3 – Pilotointi (pitkämuotoiset projektit)

Pilotointivaihe on, kun kaikki järjestelmän tulevat käyttäjät osallistuvat näytetilausten käsittelyyn edellisissä vaiheissa määritettyjen prosessien mukaisesti.

 

Loppukäyttäjän koulutus

Ennen kuin pilotointi voidaan aloittaa, loppukäyttäjät on koulutettava järjestelmään. Koulutuksen voi tehdä konsulttikouluttaja tai pääkäyttäjä. On mahdollista järjestää yleistä koulutusta kaikille tai eri koulutustilaisuuksia eri toiminnoille, esimerkiksi myyntikoulutusta vain myyjille. Riippuen ihmisten osaamisesta, on mahdollista myös harjoitella yksitellen tilausten kiertäessä organisaatiota.

 

Tässä vaiheessa liiketoimintaprosessien dokumentointi on erittäin hyödyllistä. Järjestelmän dokumentaatio itsessään auttaa tietysti jossain määrin, mutta oma prosessidokumentaatio kertoo ”Kuinka Manu Onlinea käytetään tässä organisaatiossa” ja on loppukäyttäjille selkeämpää, koska se viittaa tuotteisiin ja prosesseihin, joiden kanssa ne ovat tuttuja.

 

Prosessien pilotointi ja lopullinen järjestelmän hyväksyntä

Before going live the system should be verified by taking a number of real orders and “walking” them through the process in real time together with the people who are involved in handling them. Depending on the transaction volumes, this may be all orders over a period of time, or just a certain percentage of them.

Testaa myös yhteys tilijärjestelmään. Oletuksena tileille siirretyt laskut siirretään ”luonnoksina”, joten ne voidaan poistaa siirron jälkeen.

 

Vaihe 4 – Käyttöönottopäivä (pitkämuotoiset projektit)

Käyttöönottosuunnitelma

The system may go live in stages. It is important to clearly communicate with all staff the time table for implementation.

 

This covers also staff who may be away on sickness, maternity leave etc.

 

Suunnittele myös henkilökunnan vanhojen järjestelmien käyttöoikeuksien poistaminen tai muuttaminen vain luku -käyttöiseksi. Näin vältetään henkilökunnan käsittely vahingossa väärässä järjestelmässä.

 

Äitiyslomalta palaavalle naiselle ei oltu kerrottu uuden järjestelmän käyttöönotosta. Hän luonnollisesti jatkoi kaikkien uusien tilausten syöttämistä vanhaan järjestelmään. Kesti jonkin aikaa, ennen kuin tuotantohenkilöstö alkoi ihmetellä, miksi tuotteen kysyntä oli yhtäkkiä kadonnut.

 

Käyttäjätilien luominen

Luo käyttäjätilit kaikille henkilökunnan jäsenille, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet. Anna tarvittaessa sallitut sisäänkirjautumis-IP-osoitteet ja yritys, jolle ne kuuluvat, jos käytössä on moniyritysjärjestelmä.

Varmista, että jokainen käyttäjä voi kirjautua järjestelmään.

 

Tietojen poistaminen ja lopullinen tiedonsiirto

Poista tiedot järjestelmästä vaaditulla tasolla. Jos esimerkiksi staattiset tiedot ovat nyt oikein, poista vain dynaamiset tiedot, kuten tilaukset ja laskut.

 

Poista tietojen poistotoiminto käytöstä (Järjestelmänvalvoja – Ohjattu käynnistystoiminto).

 

Jos staattista dataa on siirrettävä uudelleen (eli koska se ei ole niin staattista), on edellisessä vaiheessa määritellyt tietojen tuontitoimenpiteet suoritettava uudelleen.

 

Aloituspäivänä pääkäyttäjä havaitsi, että järjestelmässä ei ollut tietoja. Tutkinnassa todettiin, että toimitusjohtaja oli ymmärtänyt projektin suunnittelun väärin ja poistanut kaikki tiedot järjestelmästä edellisenä iltana. 2 tunnin kuluttua tiedot palautettiin ja käyttöönottoprosessi jatkui.

 

Avoimen tilauskirjan ja varastoarvojen syöttäminen

Jos tavoitteena on saada varastonvalvonta toimimaan heti käyttöönotosta lähtien (eli ostotilaukset ja vastaanotot, myyntitilaukset ja toimitukset sekä tuotannon työerät), avoimet tilaukset ja varastojen nykyiset arvot on syötettävä järjestelmään lyhyessä ajassa. Avoimet tilaukset tulee syöttää käsin. Jos tämä on epärealistista tietomäärän vuoksi, avoimet tilaukset on poimittava vanhasta järjestelmästä ja lähetettävä tukitiimillemme, jotta tiedot lisätään suoraan järjestelmään. Jos tämä on epärealistista tietomäärän vuoksi, avoimet tilaukset on poimittava vanhasta järjestelmästä ja lähetettävä tukitiimillemme, jotta tiedot voidaan lisätä suoraan järjestelmään.

 

Järjestelmänumeroiden nollaus

Avoimeen tilauskirjaan syötetään tyypillisesti vanhan järjestelmän luomat tilaus- ja laskunumerot. Kun kaikki on syötetty, siirry kohtaan Järjestelmänvalvoja – Järjestelmäasetukset ja aseta seuraavat asiakirjanumerot sopiviin arvoihin, yleensä yksi suurempi kuin suurin tällä hetkellä olemassa oleva.

 

Projektikatsaus ja jatkuva kehitystyö

Liiketoimintaprosesseihin on tehtävä erityinen katsaus julkaisua seuraavien viikkojen aikana.

Future development should be identified and second stage processes planned with new projects similar to the above. For instance if the first objective has been to get inventory and order books correct in real time, the second stage may be to implement work hour data collection from production.

 

Ota yhteyttä valmistus haasteisiin liittyen jo tänään.