Myynti

Myyntitilausten viimeistely

Myyntitilauksen syöttäminen

Myyntitilaukset luodaan myyntitilausten päävalikosta tai ne voidaan luoda kopioimalla olemassa oleva tilaus. Syöttövaiheessa tilauksen tila on ”Rakenteilla”, jonka aikana syötetyt tiedot tallennetaan, mutta niiden oikeellisuutta ei tarkisteta.

 

Kun tilaus ”Aktivoidaan”, tarkastetaan tietojen oikeellisuus, haetaan tilausnumero ja tilauksen vaatimat toimet ajoitetaan suunnitellussa. (Tilauksen ja tuotannon monimutkaisuudesta riippuen tämä voi kestää pari sekuntia tai jopa minuutteja.)

 

Mikäli kumppanitietoihin on lisätty kaikki tarvittavat tiedot, on tilauksen otsikkotietojen syöttö helppoa. Tarvitaan vain asiakasnumero, jonka jälkeen kaikki oletustiedot tulevat automaattisesti otsikkoon. Jos asiakkaan hinnasto on tiedossa, tulevat hinnat automaattisesti rivejä lisättäessä.

 

Uusia myyntitilauksia on myös mahdollista luoda suoraan myyntiennusteista muuntamalla alustavat tilaukset myyntitilauksiksi.

 

On myös mahdollista luoda myyntitilaus myyntitarjouksesta.

 

Tilauskohtaisesti valmistettavan tuotteen myynti

Valmistettaville nimikkeille on myyntitilauksessa lisäominaisuuksia.

 

Tilauskohtainen työerä

Tilausrivillä on valittavissa ’Tuotteelle oma työerä’. Nimikekortin tiedoissa voi antaa sen oletusarvona. Jos se on valittuna, niin myyntitilauksen aktivoinnissa rivin tuotteelle luodaan työerä, joka on linkitetty tähän myyntitilausriviin. Näin siitä riippumatta, onko tuotetta vapaasti saatavilla varastossa. Oletusarvoisesti työerän numero sisältää myös viittauksen myyntitilausnumeroon ja rivinumeroon. Kun rivi lähetetään asiakkaalle, se on mahdollista vain jos tuotteen oma työerä on valmis.

 

Muokkaa tuotteen rakennetta ja ominaisuuksia

Tilauskohtaisen työerän tuoterakennetta ja muita ominaisuuksia on mahdollista muokata myyntitilausrivillä. Sen voi tehdä avaamalla tuoterakenteen myyntitilausrivin Rakenne – välilehden ja painamalla ”Muokkaa rakennetta ja ominaisuuksia”.

 

Tätä ominaisuutta käytetään, kun tuotetta muokataan tilauskohtaisesti. Nimikekortilla on mahdollista luoda hyvin yleinen tuoterakenne ja täydentää tiedot asiakkaan tilauksen yhteydessä. Tässä vaiheessa on myös mahdollista kopioida tuoterakenne CAD-järjestelmästä erillisellä tuonti -toiminnolla.

 

Huomaa, että vain ylimmän tason tuoterakennetta voi muokata. Jos tuote sisältää useita tuoterakenteen tasoja, alemman tason komponentit määritettään puolivalmisteen nimikekortilla.

 

Myyntitilauksen vahvistaminen

Myyntitilausvahvistusraportti on asiakkaalle lähetettävä dokumentti. Se on mahdollista tulostaa tai lähettää sähköpostitse eteenpäin.

 

Myyntitilauksen toimitus toisesta paikasta

Myyntitilausta syötettäessä on mahdollista määrittää, mistä paikasta myyntitilaus lähetetään. Oletusarvo syötetään myyntitilauksen otsikkoon, mutta rivillä voi antaa muun varastopaikan. Tätä käytetään esimerkiksi silloin, kun tuotteen valmistuksen tai loppukokoonpanon tekee alihankkija.

Asetukset voidaan tehdä niin, että alihankkijan yhteyshenkilölle lähetetään automaattisesti kopio myyntitilausvahvistuksesta ilman hintatietoja. Näin alihankkijayritys on välittömästi tietoinen tulevista tilauksista.

 

Ostotilaus myynnistä ja suoratoimitus

Myyntitilauksesta on mahdollista luoda automaattisesti ostotilaus. Siten myyntitilauksen tuotteet ostetaan toimittajalta riippumatta siitä, onko niitä varastossa vai ei. Lisäksi jos myyntitilaus on määritetty suoratoimitukseksi, tulee ostotilaukseen toimitusosoitteeksi asiakkaan osoite. Tätä kutsutaan joskus kolmikantamyynniksi.

 

Myyntitilaukset ja tarvelaskenta

Myyntitilaukset ovat yksi tarvelaskentajärjestelmän päätekijöistä. Kun myyntitilaus aktivoidaan, jokaisen rivin tarpeeseen vastaamiseen tarvittavat nimikkeet aikataulutetaan ja varataan.

 

Varastoitavat nimikkeet, kuten materiaalit ja puolivalmisteet joko varataan tiettyyn myyntitilausriviin, tai jätetään varaamatta. Tämä pätee riippumatta siitä, ovatko ne varastossa vai tuotettavassa työerässä. Jos nimikettä ei ole olemassa, tehdään suunnitelma sen luomiseen.

 

Aktivoimalla myyntitilauksen tämä varausprosessi käynnistetään. Huomaa, että myyntitilauksen varaus tapahtuu ensin tulleet varaa ensin -periaatteella, ja tämän järjestelmän hyöty on se, ettei järjestelmä muuta varauksia koko myyntitilauksen aikana. Jos myyntitilauksen varauksia tarvitsee vaihtaa, on mahdollista uudelleenajoittaa tiettyjä myyntitilauksia Tuotanto-välilehdellä. Tämä mahdollistaa myyntitilauksen prioriteetin muuttamisen ensin tulleet varaa ensin -periaatteesta käyttäjän valitsemaan prioriteettiin. Aikataulutusjärjestelmään sisältyy myös mahdollisuus uudelleenajoittaa tilauksia yöllä perustuen tarvepäiväjärjestykseen.

 

Myyntitilauksen kate

Myyntitilausrivin lähetyksessä lasketaan myös sen kate. Lähetettyjen tuotteiden kustannus perustuu FIFO-laskentaan (first in first out). Huomaa, että toimitettujen tuotteiden FIFO-kustannus ei välttämättä ole sama kuin nimikekortilla näkyvä FIFO-kustannus. Johtuen siitä, että varastoarvo koskee kaikkia varastossa olevia nimikkeitä, mutta toimituskustannukset tiettyä toimitettua määrää.

 

Myyntitilausrivin vahvistettu päivä

Myyntitilauksessa ja myös tuotannonsuunnittelussa on mahdollista antaa vahvistettu päivämäärä eli asiakkaalle luvattu toimituspäivämäärä.

 

Projektit

Useita myyntitilauksia ja muita kohteita voidaan ryhmitellä projekteihin. Tämä mahdollistaa Manu Onlinessa olevien eri tapahtumien hallinnan ja seurannan yhdestä paikasta.

 

Projektit voidaan luokitella raportointia varten ja tallettaa tietoja, kuten asiakasyhteyshenkilön ja oman yrityksen vastuuhenkilön. Erilaisia tietoja voi tallettaa myös projektille tapahtumatietoihin (kumppanuudenhallinta).

 

Seuraavat kohteet voidaan ryhmitellä yhden projektin alle

• Myyntitilaukset
• Suoramyynti
• Erilliset myyntilaskut
• Palvelutyöerä
• Erilliset ostotilaukset
• Erilliset ostolaskut

Myyntitarjouksia

Voit tarjota tuotteita asiakkaille ennen heidän ostopäätöstään. Tarjousnäytöt ovat hyvin samankaltaisia kuin myyntitilauksella. Myös tarjouksessa on mahdollista tehdä tilauskohtainen tuote ja sen valinnat sitten viedään myyntitilaukseen, jos tarjous muutetaan tilaukseksi. Tarjouksessa on tilaukseen verrattuna kaksi lisäkenttää: tarjouksen luokittelu ja kustannusbudjetti, jonka perusteella lasketaan tarjouksen myyntikate.

 

Suoramyynti

Suoramyynti on tuotteen myyntiä ilman myyntitilausta. Suoramyyntiä voidaan käyttää käsikauppaan tai mobiilimyyntiin, kuten työaikojen ja huoltotöiden varaosien myyntiin. Asiakas voi joko maksaa käteisellä tai jätetään laskutettavaksi myöhemmin. Suoramyynti soveltuu myyntipisteessä (POS) oleville viivakoodiskannereille.

 

Myyntiennusteita

Järjestelmään voi luoda rajattoman määrä myyntiennusteita, joilla jokaisella on oma nimi. Ennusteet voivat sisältää rajoittamattoman määrän tuotteita eri asiakkaille erilaisilla vaatimuksilla. Myyntiennusteita on kahta tyyppiä: vertailevia ennustuksia ja alustavia tilauksia. Kummatkin ennusteet luodaan samalla tavalla. Myyntiennusteita käytetään pääasiassa budjetin suunnitteluun ja materiaalihankintojen riittävyyden varmistamiseen.

 

Myyntiennusteet voi merkitä olevan ”Laskennassa” painamalla [Laske ennuste] ennusteen sivulla. Jos ennuste on laskennassa, niin tarvelaskenta huomioi myös niiden materiaalitarpeet ja muut tarpeet. Jos ennustetta ei ole laskennassa, se ei vaikuta tarvelaskentaa ja on siten vain talletettu tiedoksi tai arkistoon. Vertailtavan ennusteen ja alustavan tilauksen ero on tarvelaskennan käsittelyssä. Ennustetta verrataan todellisiin myyntitilauksiin.

 

Vertailevaa myyntiennustetta käytetään yleensä jokavuotisen tai neljännesvuotisen myynnin ennustamiseen. Jos vertailtava ennuste on laskennassa, määritetyt tuotteet, määrät ja ajat huomioidaan tarvelaskennassa todellisiin myyntitilauksiin verrattuna.

 

Alustavassa tilauksessa määritetään mitä asiakas odottaa saavansa tietyssä myyntitilauksessa. Tätä käytetään, kun myyntitilauksen tiedetään tulevan yritykselle lähes varmasti, mutta sitä ei voida vielä jostakin syystä syöttää. Esimerkiksi asiakas on saattanut ilmoittaa tilauksesta, mutta odottaa vielä vahvistusta yrityksen johdolta tai projekti, johon tilaus kuuluu, ei ole vielä varmistunut.

 

Alustavissa tilauksissa ilmoitetut tuotevaatimukset lisätään varsinaisiin myyntitilauksiin. Alustavia tilauksia käytetään rullaavaan ennusteeseen Esimerkiksi asiakas voi antaa kuukausittain ennusteen vaikkapa tulevan 6 kuukauden ajalle. Tällaisessa tapauksessa asiakas antaa esimerkiksi kuukausittaisen ennusteen tarvitsemiensa tuotteiden hankinnan aikataulusta vaikkapa puoli vuotta etukäteen. Asiakkaan kanssa sovitaan, että ennuste hyväksytetään joka kuukausi. Neuvottelujen jälkeen päivitetään ennusteen tiedot ja se muunnetaan myyntitilaukseksi.

 

Sopimukset

Järjestelmään on mahdollista luoda sopimuksia. Sopimukset voidaan yhdistää palveleutyöerän (esim. huoltosopimukset) ja kausilaskutukseen (esim. lisenssi- tai vuokramyynti).

 

Asennuskanta

Asennuskannassa on tiedot toimitettujen tuotteiden nykyisestä sijainnista. Tätä käytetään jälkimyynnin parantamiseen sekä takuu- ja huoltotöihin.

 

Asennuskanta on käytettävissä vain tuotteille, joille on toimitettaessa annettu sarjanumero. Tuotteen ensimmäinen ja oletussijainti on toimitusosoite. Jos tuote kuitenkin siirretään uuteen paikkaan, nykyinen sijainti voidaan päivittää. Tuotteen sijainti on asiakkaan kumppanitunnus. Jos on toimipaikkoja, joita ei käytetä normaalissa myyntiprosessissa, voi olla järkevää käyttää ”Muu”-kumppaniryhmää.

 

Asennuskannan kommenttikentässä voi olla linkki ulkoiseen tuoteseurantajärjestelmään.

 

Myyntitilauksen tila asiakkaalle

Asiakkaat voivat tarkastella tilaustensa tilaa yrityksesi kotisivulle laitetun linkin kautta. Nähdäkseen myyntitilauksen tilan heidän on syötettävä myyntitilausnumero ja myyntitilauksen seurantanumero, joka löytyy myyntitilausvahvistuksesta. Tätä varten asiakas ei tarvitse käyttäjätunnusta järjestelmääsi. Huomaa, että hintatietoja ei näytetä tilasivuilla.

 

Linkki omalle kotisivulles on yksinkertaisesti:

https://ordertracking.manuonline.com?co=company

jossa sana ” yritys” korvataan omalla järjestelmän yritystunnuksella eli mikä löytyy esim. käyttäjätunnuksesi ensimmäisestä osasta.

 

Kun käytät myyntitilauksen seurantanumeroa, vain henkilöt, joilla on kopio myyntitilausvahvistuksesta, pääsevät tilasivulle. Jos myyntitilausvahvistus lähetetään asiakkaalle, niin asiakas voi sähköpostissa olevan linkin avulla siirtyä suoraan tilasivustolle ilman koodeja.

 

Asiakkaille voidaan näyttää kaksi tasoa: perustaso, joka sisältää myyntitilaustiedot ja mahdolliset toimitustiedot, tai yksityiskohtainen taso, joka näyttää tuotteen tilan tuotannossa. Perus- tai yksityiskohtainen valinta määritetään kumppanikortin asiakkaan tiedoissa olevasta valintaruudusta.

 

Myyntitilauksen lähettäminen

Myyntitilauksen tuotteiden lähettämismenettely on kuvattu Varasto-osiossa.

 

Myyntitilauksen laskutus

Myyntitilauksen laskutusmenettely on kuvattu Laskutus-osiossa.