Hallinto ja järjestelmäasetukset

Hallinnointi Manu Onlinessa

Järjestelmäasetukset

Yritysasetukset sisältävät parametrit, jotka määrittävät järjestelmän toiminnan. Tässä on myös luettelot pudotusvalikoiden valinnoista koko järjestelmästä. Syy siihen, että määrität valinnat yritysasetusten alasvetoluetteloissa, on varmistaa, että kaikki käyttäjäsi toimivatyrityksen käytäntöjen mukaisesti. Jos yrityksesi tukee esimerkiksi maksuehtoja vain ”30 päivää netto” ja ”14 päivää -2%”, ei kukaan käyttäjä voi valita muuta vaihtoehtoa myyntitilausta tehdessään.

 

Vaikka järjestelmä toimiikin valmiina olevilla oletusarvoilla, on se huomattavasti tehokkaampi ja helpompi käyttää, jos oman yrityksen oikeat valinnat käydään läpi ja määritetään kuntoon. On myös erittäin suositeltavaa vaihtaa uusien käyttäjien oletussalasana järjestelmäsi turvallisuuden varmistamiseksi.

 

Pudotusvalikoiden valintoihin määritetään valuutat, mittayksiköt, tekstikentät maat, kumppaniryhmät, kustannuspaikat, ALV-prosentit, kirjanpitotilit, pankkitilit, budjetit, toimitustavat toimitusehdot, maksuehdot, hinnastot, projektit, koneet, nimikeryhmät, operaattorit, pakkaustyypit, hyllypaikat, kustannustunnukset.

 

Käyttäjätiedot

Jokainen käyttäjä, jolla on järjestelmänvalvojan oikeudet, voi luoda uusia käyttäjätilejä järjestelmään. Käyttäjätiedot määrittelevät palvelun käyttäjät yrityksessäsi ja kuinka järjestelmä toimii kunkin yksittäisen käyttäjän kohdalla.

 

Jokaiselle käyttäjälle luodaan yksilöllinen käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus muodostaa toisen osan käyttäjän kirjautumisnimestä muodossa 'yritysnimi.käyttäjätunnus. Jokaisella käyttäjällä on yksi tai useampi rooli, joka mahdollistaa pääsyn järjestelmän eri osiin. Käyttäjät voivat valita oman kielensä, jolla he käyttävät järjestelmää.

 

Kun uusi käyttäjätunnus luodaan, uudelle käyttäjälle lähetetään sähköpostilla käyttäjätunnus ja salasana. Salasana on vaihdettava ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. Järjestelmän ensimmäiselle käyttäjälle (sähköpostiosoite, joka annettiin järjestelmän luomisen yhteydessä, ellei sitä ole päivitetty) lähetetään sähköpostiviesti uuden käyttäjän luomisesta ja kenen toimesta. Tästä syystä on erittäin suositeltavaa, että ensimmäiseksi käyttäjäksi merkityn käyttäjän tiedot pidetään ajan tasalla.

 

Jos henkilöllä on jo Manu Online -käyttäjätili, mutta hänellä ei ole pääsyä järjestelmääsi, on mahdollista antaa tälle henkilölle käyttöoikeus luomatta uutta käyttäjätunnusta. Tämä on kätevää moniyritys-ympäristössä tai jos henkilö tarjoaa palveluja useille Manu Online -asiakkaille.

 

Esimerkiksi kirjanpitäjä voi tehdä töitä useille yrityksille. Tämän kirjanpitäjän käyttäjätunnus on "accountantsoffice.john". Tälle käyttäjälle on annettu käyttöoikeus usean yrityksen laskutus-osioon. Tämän tyyppistä tiliä kutsutaan joskus "kumppanitiliksi". Kun tallainen henkilö kirjautuu järjestelmään, saa hän näkyviin valintaluettelon yrityksistä, joihin hänellä on pääsy. Hän voi pitää avoinna usean yrityksen järjestelmää saman aikaisesti, kutakin omassa ikkunassaan.

 

Alihankkijan käyttäjätunnukset

Järjestelmänvalvoja Manu Onlinessa – Käyttäjätunnukset voidaan antaa alihankkijoiden henkilökunnalle. Toisin kuin omien työntekijöiden tiedot, alihankkijoidenne työntekijöiden käyttäjätunnukset on linkitetty alihankkijan yrityksen nimeen. Tällaisella käyttäjätunnuksella pääsee käsiksi vain niihin työeriin ja tehdastoimintoihin, joissa valmistajaksi tai vastaanottajaksi on merkitty alihankkija.

 

Käyttäjäroolien määrittäminen

Yksittäisellä käyttäjällä on roolien perusteella käyttöoikeudet järjestelmään. Jokaisella käyttäjällä on oltava vähintään yksi rooli, ja hänellä on usein useita rooleja, jotta he voivat myöntää pääsyn järjestelmän tiettyihin osiin. Oletusarvoisesti jokaisella käyttäjällä on täydet oikeudet mihin tahansa hänen luomaansa liiketoimintaobjektiin, kuten myyntitilaukseen, mutta ei oikeuksia muiden luomiin liiketoimintaobjekteihin. Jos käyttäjälle on myönnetty 'Hallintaoikeudet', hänellä on täydet oikeudet myös muiden luomiin objekteihin. Liikekohteita on mahdollista siirtää henkilöltä toiselle, esimerkiksi jos myyjä lähtee yrityksestä, hänen tilauksensa voivat siirtyä toiselle myyjälle. On myös mahdollista määrittää, onko käyttäjällä oikeus nähdä kustannustiedot.

 

Internet-käytön valvonta

Järjestelmään pääsyä on mahdollista ja suositeltavaa rajoittaa Internet-osoitetietojen avulla. Jokainen käyttäjä voidaan linkittää yhteen Internet-osoitteeseen tai osoiteluetteloon. Tämä tehdään käyttämällä ”IP-numeroita”. Näin järjestelmän pääkäyttäjä voi rajata, mistä paikoista kukin käyttäjä voi kirjautua järjestelmään. On suositeltavaa määrittää Internet-palveluntarjoajaltasi kiinteä IP-osoite pääkonttorillesi ja tehtaallesi. Näin käyttäjien pääsy järjestelmään voidaan rajoittaa vain yrityksestä käsin.