Miksi pienyritysten pitäisi käyttää Cloud ERP:tä – Perinteisesti hyvät ERP-järjestelmät ovat olleet liian monimutkaisia ja kalliita pien- ja mikroyrityksille. Siirtyminen pilvipalveluihin muutti kaiken. Nyt on saatavilla tehokkaita järjestelmiä, jotka skaalautuvat sekä ylöspäin että alaspäin ja joista on hyötyä pienemmille yrityksille.
Ensinnäkin mikä on ERP?
Se on tietojärjestelmä, joka yhdistää kaikki yrityksen liiketoimet yhdeksi järjestelmäksi. Valmistavalle yritykselle siis vaikkapa myyntitarjoukset ja -tilaukset, työtilaukset, ostot, varastonvalvonta ja laskutus. Kirjanpito voisi olla myös sisällytetty toiminnanohjausjärjestelmään mutta pilvipalvelun kanssa yleensä käytetään erillistä kirjanpidon ohjelmaa kuten Netvisor tai Procountor.
Miksi pienten yritysten pitäisi käyttää Cloud ERP:tä?
Monet pienet yritykset alkavat käyttää taloushallintojärjestelmää, koska niiden on tehtävä veroilmoituksensa. Jos aloitetaan nyt, valitaan yleensä taloushallintoon pilvipalveluna oleva ratkaisu.
Seuraava askel on saada haltuun tilausten käsittely ja varastonhallinta. Tähän on muutama nopea vaihtoehto, jotka kuitenkin ovat epätäydellisiä:
- Syötetään tiedot laskentataulukkoon – monimutkainen ylläpidettävä, luultavasti käyttö on yhden henkilön varassa
- Käytetään taloushallintojärjestelmän yksinkertaistettuja, yleisiä tilauslomakkeita – mutta ilman ominaisuuksia, jolla hoitaa edes yksinkertaisten valmistusprosessien hallintaa
- Kehitetään oma esimerkiksi Access-tietokannan avulla – pitkällä aikavälillä kallista, tulee yhä monimutkaisemmaksi, usein käyttö yhden henkilön varassa
- Vanhempi yritys ehkä jatkaa vanhan, 1990-luvulla kehitetyn järjestelmän käyttöä – siitä puuttuu yhteenliitettävyys, se vaatii palvelin- ja ohjelmistopäivityksiä
Mikään näistä vaihtoehdoista ei ole pitkällä tähtäimellä hyödyllinen pääasiassa kolmesta syystä: ne eivät ole skaalautuvia, ne eivät riittävästi automatisoi liiketoimintaprosesseja ja ne vaativat aikaa tarpeettomiin hallintotehtäviin.
Miten pilvijärjestelmä toimisi yrityksessäni?
On parasta ottaa prosessilähtöinen lähestymistapa. Pienellä yrityksellä voi olla yksi tai useampia eri prosesseja. Aloita tarkastelemalla myynnin tärkeimpiä tuoteryhmiä. Jos esimerkiksi on olemassa vakiotuotteita ja mukautettuja tuotteita, on luultavasti käytössä kaksi erilaista prosessia. Huomioi – ja toivottavasti dokumentoit myös – jokaisen prosessin jokainen vaihe yhteydenotosta asiakkaan kanssa tilauksen loppuun saattamiseen. Siihen varmaan kuuluvat myyntitarjoukset ja myyntitilaukset, valmistus, eri tuotannon vaiheet, osto, toimitus ja vastaanotto sekä laskutus Joissakin tapauksissa eri vaiheilla on tiivis yhteys, kuten esimerkiksi tilauskohtaisesti mukautetussa valmistuksessa. Toisissa tapauksissa taas yhteys on löyhempi, kuten erissä valmistettaessa ja varastosta myytäessä. Huomioi myös tarvittavat tietoyhdeydet muihin järjestelmiin.
Toiminnanohjaus pilvipalveluna saa nämä prosessit toimimaan nopeammin ja vähemmällä hallinnolla. Nämä edut ovat erityisen tärkeitä kasvaville yrityksille, koska ne tekevät yrityksestä skaalautuvan.
Entä pienyritykset?
Prosessien automatisoinnin tarve tulee entistä selvemmäksi, kun ajatellaan esimerkiksi alle 10 työntekijän mikroyrityksiä. Syynä tähän ovat suhteellisesti korkeat hallintokustannukset isompaan yritykseen verrattuna. Tyypillisesti resurssit ovat rajallisempia hyvin pienissä yrityksissä, joten on vielä tärkeämpää, että mahdollisuuksien mukaan resurssit, kuten avainhenkilöiden aika käytetään myyntiin, markkinointiin ja asiakaspalveluun sen sijaan, että suunnitellaan ja uudelleen suunnitellaan hankintoja laskemalla käsin.
Olemme nähneet miten yritys, jossa on vaikkapa vain viisi työntekijää, luottaa Manu Online Enterprise -versioon yksinkertaisesti siksi, että se helpottaa niiden muutamien ihmisten työtaakkaa ja he voivat keskittyä hyödyllisempään toimintaan.
