Myynti

Myyntitilauksen syöttäminen

Myyntitilaukset luodaan myyntitilausten päävalikosta tai ne voidaan luoda kopioimalla olemassa oleva tilaus. Myyntitilauksen luomisen aikana sen tila on ”Rakenteilla”, jolloin syötetyt tiedot tallennetaan, mutta niiden oikeellisuutta ei tarkisteta. Kun myyntitilaus on aktivoidaan, tietojen oikeellisuus ja täydellisyys tarkistetaan, haetaan myyntitilausnumero ja myyntitilaus ajoitetaan tarvelaskennassa. (Myyntitilauksen ja tuotannon monimutkaisuudesta riippuen myyntitilauksen aktivointi voi kestää muutamasta sekunnista useisiin minuutteihin.)

Myyntitilauksen otsikko-osion tiedot tulevat helposti, jos asiakkaan kumppanitiedoissa on annettu tarvittavat tiedot valmiiksi. Valitaan vain asiakas ja kaikki oletusarvot tuodaan automaattisesti otsikkotietoihin. Jos asiakkaan hinnasto on tiedossa, tulevat hinnat automaattisesti rivejä lisättäessä.

Uusia myyntitilauksia on myös mahdollista luoda suoraan myyntiennusteista muuntamalla alustavat tilaukset myyntitilauksiksi.

On myös mahdollista luoda myyntitilaus myyntitarjouksesta.

Tilauskohtaisesti valmistettavan tuotteen myynti

Valmistettaville nimikkeille on myyntitilauksessa lisäominaisuuksia.

Tilauskohtainen työerä

Tilausrivillä on valittavissa ’Tuotteelle oma työerä’. Nimikekortin tiedoissa voi antaa sen oletusarvona. Jos se on valittuna, niin myyntitilauksen aktivoinnissa rivin tuotteelle luodaan työerä, joka on linkitetty tähän myyntitilausriviin. Näin siitä riippumatta, onko tuotetta vapaasti saatavilla varastossa. Oletusarvoisesti työerän numero sisältää myös viittauksen myyntitilausnumeroon ja rivinumeroon. Tilausrivi voidaan toimittaa, kun työerä on tehty valmiiksi.

Muokkaa tuotteen rakennetta ja ominaisuuksia

Tilauskohtaisen työerän tuoterakennetta ja muita ominaisuuksia on mahdollista muokata myyntitilausrivillä. Sen voi tehdä avaamalla tuoterakenteen myyntitilausrivin Rakenne – välilehden ja painamalla ”Muokkaa rakennetta ja ominaisuuksia”.

Tätä ominaisuutta käytetään, kun tuotetta muokataan tilauskohtaisesti. Nimikekortilla on mahdollista luoda hyvin yleinen tuoterakenne ja täydentää tiedot asiakkaan tilauksen yhteydessä. Tässä vaiheessa on myös mahdollista kopioida tuoterakenne CAD-järjestelmästä erillisellä tuonti -toiminnolla.

Huomaa, että vain ylimmän tason tuoterakennetta voi muokata. Jos tuote sisältää useita tuoterakenteen tasoja, alemman tason komponentit määritettään puolivalmisteen nimikekortilla.

Myyntitilauksen vahvistaminen

Myyntitilausvahvistusraportti on asiakkaalle lähetettävä dokumentti. Se on mahdollista tulostaa tai lähettää sähköpostitse eteenpäin.

Myyntitilauksen toimitus toisesta paikasta

Myyntitilausta syötettäessä on mahdollista määrittää, mistä paikasta myyntitilaus lähetetään. Oletusarvo syötetään myyntitilauksen otsikkoon, mutta rivillä voi antaa muun varastopaikan. Tätä käytetään esimerkiksi silloin, kun tuotteen valmistuksen tai loppukokoonpanon tekee alihankkija.

Asetukset voidaan tehdä niin, että alihankkijan yhteyshenkilölle lähetetään automaattisesti kopio myyntitilausvahvistuksesta ilman hintatietoja. Näin alihankkijayritys on välittömästi tietoinen tulevista tilauksista.

Ostotilaus myynnistä ja suoratoimitus

Myyntitilauksesta on mahdollista luoda automaattisesti ostotilaus. Siten myyntitilauksen tuotteet ostetaan toimittajalta riippumatta siitä, onko niitä varastossa vai ei. Lisäksi jos myyntitilaus on määritetty suoratoimitukseksi, tulee ostotilaukseen toimitusosoitteeksi asiakkaan osoite. Tätä kutsutaan joskus kolmikantamyynniksi.

Myyntitilaukset ja tarvelaskenta

Myyntitilaukset ovat yksi tarvelaskennan lähtökohta. Kun myyntitilaus on aktivoitu, tarvelaskenta ajoittaa ja kohdentaa siihen tarvittavat materiaalit. Varastoitavat tuotteet, kuten materiaalit ja puolivalmisteet, joko kohdistetaan tiettyyn myyntitilausriviin tai niitä ei ole kohdistettu. Tämä pätee riippumatta siitä, ovatko ne varastossa tai kesken olevassa työerässä. Jos tuotetta ei ole ollenkaan, syntyy suunniteltu työerä.

Tämä prosessi suoritetaan myyntitilauksen aktivoinnissa. Huomaa, että myyntitilausten kohdennus eli allokointi tapahtuu saapumisjärjestyksessä, missä on se etu, ettei allokointia muuteta tilauksen elinkaaren aikana. Jos allokointia on tarpeen muuttaa, voi ajoittaa tiettyjä myyntitilauksia uudelleen erillisellä toiminnolla. Siinä on mahdollista muuttaa myyntitilauksen saapumisjärjestyksen mukaista prioriteettia haluamallaan tavalla. Yöajona tehtävä tarvelaskenta on myös mahdollista muuttaa perustumaan tilauksen tarvepäivään.

Myyntitilauksen kate

Myyntitilausrivin lähetyksessä lasketaan myös sen kate. Lähetettyjen tuotteiden kustannus perustuu FIFO-laskentaan (first in first out). Huomaa, että toimitettujen tuotteiden FIFO-kustannus ei välttämättä ole sama kuin nimikekortilla näkyvä FIFO-kustannus. Johtuen siitä, että varastoarvo koskee kaikkia varastossa olevia nimikkeitä, mutta toimituskustannukset tiettyä toimitettua määrää.

Myyntitilausrivin vahvistettu päivä

Myyntitilauksessa ja myös tuotannonsuunnittelussa on mahdollista antaa vahvistettu päivämäärä eli asiakkaalle luvattu toimituspäivämäärä.

Projektit

Useita myyntitilauksia ja muita kohteita voidaan ryhmitellä projekteihin. Tämä mahdollistaa Manu Onlinessa olevien eri tapahtumien hallinnan ja seurannan yhdestä paikasta.

Projektit voidaan luokitella raportointia varten ja tallettaa tietoja, kuten asiakasyhteyshenkilön ja oman yrityksen vastuuhenkilön. Erilaisia tietoja voi tallettaa myös projektille tapahtumatietoihin (kumppanuudenhallinta).

Seuraavat kohteet voidaan ryhmitellä yhden projektin alle

• Myyntitilaukset
• Suoramyynti
• Erilliset myyntilaskut
• Palvelutyöerät
• Erilliset ostotilaukset
• Erilliset ostolaskut

Myyntitarjoukset

Myyntitarjousten avulla voit tarjota asiakkaillesi tuotteita ennen ostopäätöstä. Myyntitarjous on hyvin samankaltainen kuin myyntitilaus. Myös tarjouksessa on mahdollista tehdä tilauskohtainen tuote ja sen valinnat sitten viedään myyntitilaukseen, jos tarjous muutetaan tilaukseksi. Myyntitarjouksessa on lisäksi mahdollisuus luokitella tarjous sekä voi määrittää kustannusbudjetin, minkä perusteella lasketaan kate.

Suoramyynti

Suoramyynti on tuotteen myyntiä ilman myyntitilausta. Suoramyyntiä voidaan käyttää käsikauppaan tai mobiilimyyntiin, kuten työaikojen ja huoltotöiden varaosien myyntiin. Asiakas voi joko maksaa käteisellä tai jätetään laskutettavaksi myöhemmin. Suoramyynti soveltuu myyntipisteessä (POS) oleville viivakoodiskannereille.

Myyntiennusteet

Myyntiennusteita voidaan luoda rajoittamaton määrä. Myyntiennusteelle annetaan nimi ja siihen voidaan laittaa rajaton määrä eri tuotteita, eri tarveajankohdalle ja eri asiakkaille. Myyntiennusteita on kahdenlaisia: vertailtavat ennusteet ja alustavat tilaukset. Molemmat syötetään samalla tavalla. Myyntiennusteita käytetään ensisijaisesti varmistamaan materiaalien hankinta ja budjetin suunnittelu.

Myyntiennusteet voidaan merkitä ’Laskennassa’ oleviksi. Jos ennuste on laskennassa, niin tarvelaskenta huomioi myös niiden materiaalitarpeet ja muut tarpeet. Jos ennustetta ei ole laskennassa, se ei vaikuta tarvelaskentaa ja on siten vain talletettu tiedoksi tai arkistoon. Vertailtavan ennusteen ja alustavan tilauksen ero on tarvelaskennan käsittelyssä. Lyhyesti sanottuna vertailevia ennusteita verrataan todellisiin myyntitilauksiin, mutta alustavat tilaukset tulevat todellisten myyntitilausten lisäksi.

Vertailtavaa ennustetta käytetään yleensä vuosi- tai neljännesvuosittaiseen myyntiennusteeseen. Jos vertailtava ennuste on laskennassa, määritetyt tuotteet, määrät ja ajat huomioidaan tarvelaskennassa todellisiin myyntitilauksiin verrattuna.

Alustava tilaus tehdään kun odotetaan asiakkaalta saatavan varsinainen tilaus. Tätä käytetään, kun myyntitilauksen tiedetään kohtuullisella varmuudella tulevan yritykseen, mutta varsinaista myyntitilausta ei jostain syystä voida antaa. Esimerkiksi asiakas on voinut ilmoittaa, että tilaus on tulossa, mutta johto ei ole vielä hyväksynyt sitä, tai voi olla tiedossa, että tuotetta tarvitaan johonkin projektiin, mutta ei ole vielä tiedossa, mikä projektin alihankkija sen tulee tilaamaan. Alustavissa tilauksissa ilmoitetut tuotevaatimukset lisätään varsinaisiin myyntitilauksiin. Alustavia tilauksia käytetään rullaavaan ennusteeseen Esimerkiksi asiakas voi antaa kuukausittain ennusteen vaikkapa tulevan 6 kuukauden ajalle. Asiakkaan kanssa sovitaan, että aina 1 kuukauden ennuste vahvistetaan. Kuukausikokouksessa uudet ennusteet päivitetään ja ensimmäisen kuukauden ennuste viedään myyntitilaukseksi.

Sopimukset

Järjestelmään on mahdollista luoda sopimuksia. Palvelutyöerät voidaan linkittään sopimukseen (esim. ylläpitosopimukset) ja sopimuksessa voi olla määräaikaislaskutusta (esim. lisenssi- tai vuokramyynti).

Asennuskanta

Asennuskannassa on tiedot toimitettujen tuotteiden nykyisestä sijainnista. Tätä käytetään jälkimyynnin parantamiseen sekä takuu- ja huoltotöihin.

Asennuskanta on käytettävissä vain tuotteille, joille on toimitettaessa annettu sarjanumero. Tuotteen ensimmäinen ja oletussijainti on toimitusosoite. Jos tuote kuitenkin siirretään uuteen paikkaan, nykyinen sijainti voidaan päivittää. Tuotteen sijainti on asiakkaan kumppanitunnus. Jos on toimipaikkoja, joita ei käytetä normaalissa myyntiprosessissa, voi olla järkevää käyttää ”Muu”-kumppaniryhmää.

Asennuskannan kommenttikentässä voi olla linkki ulkoiseen tuoteseurantajärjestelmään.

Myyntitilauksen tila asiakkaalle

Asiakkaat voivat tarkastella tilaustensa tilaa yrityksesi kotisivulle laitetun linkin kautta. Nähdäkseen myyntitilauksen tilan heidän on syötettävä myyntitilausnumero ja myyntitilauksen seurantanumero, joka löytyy myyntitilausvahvistuksesta. Tätä varten asiakas ei tarvitse käyttäjätunnusta järjestelmääsi. Huomaa, että hintatietoja ei näytetä tilasivuilla.

Linkki omalle kotisivulles on yksinkertaisesti:

https://ordertracking.manuonline.com?co= yritys

jossa sana ” yritys” korvataan omalla järjestelmän yritystunnuksella eli mikä löytyy esim. käyttäjätunnuksesi ensimmäisestä osasta.

Kun käytät myyntitilauksen seurantanumeroa, vain henkilöt, joilla on kopio myyntitilausvahvistuksesta, pääsevät tilasivulle. Jos myyntitilausvahvistus lähetetään asiakkaalle, niin asiakas voi sähköpostissa olevan linkin avulla siirtyä suoraan tilasivustolle ilman koodeja.

Asiakkaille voidaan näyttää kaksi tasoa: perustaso, joka sisältää myyntitilaustiedot ja mahdolliset toimitustiedot, tai yksityiskohtainen taso, joka näyttää tuotteen tilan tuotannossa. Perus- tai yksityiskohtainen valinta määritetään kumppanikortin asiakkaan tiedoissa olevasta valintaruudusta.

Myyntitilauksen lähettäminen

Myyntitilauksen tuotteiden lähettämismenettely on kuvattu Varasto-osiossa.

Myyntitilauksen laskutus

Myyntitilauksen laskutusmenettely on kuvattu Laskutus-osiossa.