Projektin suunnittelu

Projektisuunnittelu – ERP-järjestelmän käyttöönottoon kuluvaa aikaa on erittäin vaikea arvioida etukäteen, kun tiedetään sen yrityksen tiedot, jolle se otetaan käyttöön. Tähän on monia syitä. Mutta tässä voidaan nostaa esiin yksi syy muiden yläpuolelle: yrityksen valmius ERP-järjestelmään.

”Valmiudella” tarkoitetaan pienille yrityksille sitä, kuinka suuri osa olemassa olevasta tiedosta ja olemassa olevista prosesseista on virallistettu. Käyttääkö yritys töiden käsittelyssä Excel-taulukkoa vai ottaa vastaan tilaukset puhelimitse ja merkitsee tarvittavat muutokset suoraan asiakkaalta saatuihin dokumentteihin? Onko osanumerointi jo käytössä? Yrittääkö yritys toteuttaa useita muita liiketoimintaprosessien tavoitteita samanaikaisesti, esimerkiksi tehdasasettelua tai uusia koneita?

Kaikki edellä mainitut voidaan sisällyttää ERP-projektiin, mutta on välttämätöntä olla realistinen niiden tavoitteiden kokonaismäärän suhteen, joita yritetään saavuttaa samanaikaisesti. Jos yrityksessä on hyvä perusprosessi, osien numerointijärjestelmä ja esimiehillä on hyvä ymmärrys ERP-konsepteista, niin pienyritysjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön muutamassa päivässä. Tämä tapaus pätee normaalisti vain, kun järjestelmää vaihdetaan vanhemmasta ERP-järjestelmästä, ei manuaalisesta järjestelmästä.

Toisaalta, jos samanaikaisesti toteutettavia koulutus- ja toteutustavoitteita on useita ja johdolla on rajoitetusti aikaa käyttää ERP-projektiin, niin käyttöönotto kestää pienessä yrityksessä tyypillisesti 2-4 kuukautta. Tätä pidempi aika tarkoittaa, että projektissa on haasteita, joihin on puututtava liiallisen ajankäytön korjaamiseksi.

Tämän osalta seuraavassa kuvataan kaksi erilaista projektiopasta, yksi lyhyt ja yksi pitkä. Lyhyt lomake keskittyy ydinprosessikoulutukseen ja valmiista Excel-taulukosta siirtymiseen. Pitkä lomake sisältää aikaa prosessin analysointiin, tarkistamiseen ja todentamiseen.

ERP-järjestelmän käyttöönoton tavoitteet ovat yleensä seuraavat:

• Paranna asiakaspalvelun tasoa, kuten oikea-aikaisia toimituksia
• Hallintokulujen aleneminen
• Pienennä varastoarvoja
• Vähennä keskeneräistä työtä
• Selkeytä tuotantoprosesseja siirtymällä kevyempään tuotantoon
• Vältä luottamasta siihen, että tiedot tallennetaan Exceliin yhden henkilön hallinnassa
• jne

Hankkeen tavoitteet tulee määritellä ennen työn aloittamista. Se selventää kaikille asianosaisille työn syyn ja projektin tuloksia voidaan verrata tavoitteisiin työn onnistumisen varmistamiseksi.

ERP-järjestelmien maailma on muuttunut monoliittisista järjestelmistä, jotka ovat ostaneet lisenssit ja asennetaan palvelimille asiakkaan omissa tiloissa. Muutos näistä asiakas/palvelin-tekniikoista pilvijärjestelmiin vaikuttaa projektien toteutustapaan ja markkinoille tarjottavien järjestelmien tyyppiin.

Pilvimalli on kehittynyt siten, että toimittajilla on tyypillisesti 1 kuukauden sopimus- ja laskutuskausi ja yleensä 14 tai 30 päivän ilmainen kokeilujakso. Metodologia on muuttunut keskittymällä asiakkaiden tarpeeseen päästä kyytiin nopeasti, usein rajallisilla resursseilla.

Lyhyesti sanottuna malli on muuttunut:

Arvioi – Sitoudu – Toteuta – Ota käyttöön

osoitteeseen

Toteuta – Arvioi – Sitoudu ottamalla käyttöön

Tämä on vähentänyt merkittävästi epäonnistuneen ERP-projektin menetettyjä kustannuksia. Suurin osa projektin menetetyistä kustannuksista on järjestelmiä arvioivan henkilön työajassa, ja yleensä hän on oppinut paljon omista liiketoimintaprosesseistaan jopa menetetyn arviointiajan aikana.

Huolimatta edellä mainitusta on paljon todennäköisempää, että projekti onnistuu, jos vähintään avain nimikkeet tunnistetaan ja toteutetaan virallisesti (Projektin suunnittelu).

Ota yhteyttä valmistushaasteisiin liittyen jo tänään. Projektisuunnittelu on helpompaa kokeneiden konsulttiemme avulla.

Työskentelemme Xeron kanssa.