Lyhyet projektit – Pienen yrityksen etu on, että Manu Onlinen ERP:n käytön aloittaminen on erittäin yksinkertaista. Perusvaiheet ydinjärjestelmän käynnistämiseksi ovat:
- Luo tili manuonline.com -verkkosivustolla.
- Saat sähköpostiisi ensimmäisen käyttäjätunnuksen ja väliaikaisen salasanan
- Kirjaudu sisään ja vaihda salasana
- Voit halutessasi käyttää aloitustyökalua nimikkeiden ja kumppanin perustietojen kopioimiseen Excel-taulukoista tai aiemmasta järjestelmästäsi. Jos et kopioi aikaisempia tietojasi, voit luoda kumppaneita ja nimikkeitä tarpeen mukaan.
- Vaihtoehtoisesti muokkaa yritystietoja omilla kaupallisilla ehdoillasi jne., jos et halua käyttää oletusarvoja.
- Aloita järjestelmän käyttö joko myynti- tai ostotilauksista
Huolimatta yllä olevan yksinkertaisuudesta, harkitse henkilökohtaisen online-koulutuksen tilaamista, joka auttaa sinua selviytymään näistä asioista.
Lyhyet projektit soveltuvat pieniin organisaatioihin, joissa on vähintään yksi henkilö, jolla on kohtuullinen kokemus liiketoimintajärjestelmästä. Ne voidaan suorittaa muutamassa päivässä edellyttäen, että olemassa olevat tiedot ovat laadukkaita tai jos vanhoja tietoja ei siirretä järjestelmään.
Lyhyet projektit ovat pohjimmiltaan tarkistuslistoja. Seuraavaa tarkistuslistaa voidaan käyttää Manu Onlinen käyttöönotossa. Huomaa, että monivaiheisen rutiinin toteuttamisessa on lisävaiheita osana projektia.
Toteutusprojektin tyypilliset vaiheet ovat seuraavat. Manu Onlinen käyttöönottoon ja käyttöön kuluva aika vaihtelee useiden tekijöiden mukaan, kuten tuotannonhallinnan nykytilanteesta ja henkilöstön sitoutumisesta riippuen. Tyypilliset toteutukset ovat 3 viikosta 4 kuukauteen.
Lyhyiden projektien vaiheet
- Avaa tili
Tili aloitusversiolle voidaan luoda veloituksetta web-sivustolta www.manuonline.com
- Alustava tutustuminen
Tutustu Manu Onlinen ominaisuuksiin tässä asiakirjassa ja muissa materiaaleissa kuvatulla tavalla. Vertaa oman organisaatiosi toimintaa Manu Onlinen konsepteihin ja mitä hyötyä siitä voisi olla.
Arvioi konkreettisia tavoitteita, kuten ”lisää hallintaa alihankkijoidemme kanssa” tai ”anna asiakkaillemme tilausten seuranta verkkosivustoltamme”.
Arvioi mikä Manu Onlinen versio sopisi sinulle ja mitä moduuleja tarvittaisiin. Anna lisenssit tarvittaviin moduuleihin.
- koekappaleen koulutuspaketti
Harkitse muutaman konsultointitilaisuuksien tilaamista joltakin konsultiltamme. Näitä voi tilata verkosta täältä (tuntihinnat ovat voimassa). Voimme tarjota konsultointi-, koulutus-, tiedonsiirto- ja tukipalveluita tarpeitasi vastaavassa paketissa. Kaikki tarjotaan verkossa edullisia kustannuksia ja nopeaa vastausta varten. Tavoitteena on asentaa Manu Onlinen ydinjärjestelmän liiketoimintaprosessit mahdollisimman vähällä vaivalla ja kustannuksilla.
- Tuotannollinen koekäyttö ja prosessien dokumentointi ja todentaminen
Tunnista liiketoimintaprosessisi ja syötä koetilaukset järjestelmään näiden seuraamiseksi. Arvioi järjestelmän erilaisia käyttötapoja ja valitse niistä paras. Tee yksinkertainen prosessidokumentaatio, joka määrittää, kuinka Manu Onlinea käytetään organisaatiossasi. Varmista, että järjestelmän käyttö antaa odottamasi tulokset.
- Valinnaiset prosessimuutokset tai järjestelmän kehittäminen
Jos tuotannollinen koekäyttö osoittaa, että prosessi ja järjestelmä eivät täsmää, harkitse joko liiketoimintaprosessien muokkaamista tai arviointia, joka tekee järjestelmään muutoksia tai laajennuksia. Ota yhteyttä Manu Onlinen myyntiin keskustellaksesi järjestelmän muutosmahdollisuuksista.
- Koko henkilöstön koulutus ja järjestelmien pilotointi
Järjestelmän pilotointi tarkoittaa muutaman näytetilauksen ottamista koko syklin läpi ja kaikkien ihmisten osallistumista. Yleensä ei ole käytännöllistä ajaa sekä vanhaa että uutta järjestelmää samanaikaisesti, joten uutta järjestelmää ajetaan vain valituilla tilauksilla varastomäärien ylläpitoa huomioimatta.
- Tiedonsiirto ja käynnistys
Käynnistettäessä voidaan tehdä lopullinen tiedonsiirto aiemmasta järjestelmästäsi. Tiedonsiirto onnistuu helpoimmin käyttämällä Microsoft Excel -tietokantoja, jotka voidaan ladata suoraan järjestelmään.
- Seurantatarkistus
Kun järjestelmä on ollut käytössä lyhyen ajan, tee virallinen katsaus käyttöönoton onnistumisesta ja tunnista mahdolliset tulevat kehitystarpeet.
Lyhyen projektin tarkistuslista
Kun olet ensin kirjautunut järjestelmään ja vaihtanut salasanasi, seuraa tätä tarkistuslistaa järjestelmän määrittämiseksi. Yleensä on mahdollista ohittaa vaiheet ja palata niihin myöhemmin tarpeen mukaan.
| 1. Luo muita käyttäjiä. Luotujen käyttäjien määrä on rajoittamaton, eikä se vaikuta lisenssimaksuusi. Aseta heidän käyttöoikeudet asianmukaisesti. Yleensä annetaan jokaiselle käyttäjälle ”Hallinta”-oikeus, jonka avulla käyttäjät voivat nähdä toistensa työn. | Järjestelmänvalvoja -> Käyttäjät |
2. Tarkista ja syötä asetukset eri järjestelmässä käytettäviin pudotusvalikkoihin. Järjestelmä on luotu oletusarvoilla, mutta on suositeltavaa muokata tai lisätä käyttämiäsi arvoja:
Jos olet tuomassa tai viemässä, järjestelmä sisältää luettelon kaikista maailman maista, mutta ne, jotka sinun on näytettävä, tulee merkitä ”On käytössä”, jotta käyttäjien ei tarvitse selata pitkiä listoja joka kerta. Jos käytät ulkomaan valuuttoja, lisää tarvitsemasi valuutat luetteloon ja aseta niiden kurssit. Anna arvot nimikeperheille 1, 2 ja 3. Tätä käytetään nimikeluettelon suodattamiseen ja ryhmittelyyn. Näitä voidaan muuttaa myöhemmin, koska hyödyllisten arvojen asettaminen vaatii yleensä harkintaa. Tarkista kaikki muut nimikkeet, joilla voi olla merkitystä järjestelmäasetusnäytössä. |
Admin -> Järjestelmäasetukset -> Järjestelmäasetukset-välilehti ja avaa sitten asianmukaiset ponnahdusikkunat napsauttamalla linkkejä |
3. Jos käytät ulkoista linkitettyä kirjanpitoohjelmaa, kuten Xero tai Sage One, tuo tilikartta. Tämä on tehtävä ennen laskujen luomista. Kun tilit on tuotu, tietyt niistä merkitään automaattisesti Manun käyttöön johonkin seuraavista tarkoituksista:
Huomaa, että tuonti tuo kaikki tilit kirjanpitojärjestelmästäsi, mutta kiinnostavia on vain ne, jotka tarvitaan myynti- ja ostolaskujen ennakkovarauksiin. Tuontiprosessi yrittää tunnistaa, mitä tilejä käytetään näihin tarkoituksiin, mutta jos kirjanpitäjäsi on muuttanut tilikarttasi standardista, saatat joutua asettamaan tietyt tilit manuaalisesti Järjestelmänvalvoja – Järjestelmäasetukset -osiossa, ennen kuin näet ne saatavilla laskuissasi. |
Laskutus -> Kirjanpitoyhteys -> Kirjanpidon vienti. Ota sitten yhteys ja kirjaudu sisään kirjanpitojärjestelmääsi. Paina sitten ”Tuo tilikartta” |
| 4. Luo tai tuo kumppanisi (eli asiakkaat ja toimittajat). | Myynti –> Kumppanit –> Uusi tai Järjestelmänvalvoja –> Aloitustyökalu kopioimista ja liittämistä varten kumppaneihin |
| 5. Luo tai tuo materiaalinimikkeetJokainen nimike tarvitsee yksilöllisen tunnuksen, joka voi olla joko numeerinen tai aakkosnumeerinen. Jos sinulla ei ole nimiketunnuksia, järjestelmä käyttää oletuksena järjestysnumeroa | Myynti – Nimikkeet – Uusi tai
Järjestelmänvalvoja – Aloitustyökalun kopioimista ja liittämistä varten kumppaneihin tai Varasto -> Muut toiminnot -> Tiedonsiirto -> Nimikkeen ominaisuuksien siirtotaulukko tai kopioi Manu Online -tuki siirtääksesi tietosi puolestasi. |
| 6. Lisää tuoterakenne (eli materiaaliluettelo) valmistettuihin nimikkeisiisi. | Myynti – Nimikkeet. Avaa nimike napsauttamalla. Vaihda nimikkeeksi ”Suunnittele valmistus”. Valmistus-välilehdellä kirjoita tai lataa (kopioi liitä) komponentit. |
Lisävaiheet, jos käytät monivaiheista reititystä.
Suorita nämä lisävaiheet ennen tietojen lisäämistä valmistusnimikkeille. Katso tarkemmat tiedot Tuotanto-osan dokumentaatiosta.
Kun määrität ominaisuuksia suunnittelua varten, ota huomioon, että kuormitusta voidaan mitata työ-, kone- tai solukohtaisesti. Soluja tulisi ensisijaisesti käyttää työnkulun seurantaan. Valmistuskustannuskoodeilla voidaan mitata tehtyä työtä ilman, että tarvitsee luoda työnimikkeitä tai soluja tiettyjä yksinkertaisia toimintoja varten. Jos olet epävarma, pidä ensimmäinen toteutus yksinkertaisena.
| 1. Syötä haluamasi aikayksikkö, jota kutsutaan ”jaksoksi”, ja normaali työpäivän pituus. Jos esimerkiksi haluat käyttää ”minuutteja” nimiketä kohden tuoterakenteissasi, määritä minuuttien määrä jaksoa kohden 1:ksi ja vuorokausien lukumääräksi 480, jos työ tehdään 8 tunnin työpäivänä. (Tämä on oletusarvo) |
Järjestelmänvalvoja -> Järjestelmäasetukset -> Järjestelmäasetukset-välilehti |
| 2. Luo valmistuskustannuskoodit (jos aiot tallentaa työaikoja) Nämä koodit ovat valinnaisia, mutta niiden avulla voit tallentaa ”mitä” ihmiset ovat tehneet työerän sisällä ilman, että sinun tarvitsee määrittää soluja ja vaiheita työnkulkua varten. |
Järjestelmänvalvoja -> Järjestelmäasetukset -> Järjestelmäasetukset-välilehti |
| 3. Määritä työsolut. Järjestelmä luodaan yhdellä työsolulla, joka on nimetty yrityksesi tunnuksella. Luo lisää työsoluja tehtaasi suunnittelun mukaan. Työsolut ovat tyypillisesti tehtaallasi fyysisiä alueita, joilla haluat seurata työerien kulkua ja tarkastella latausta ja ehkä kapasiteettia.
Luo tässä vaiheessa vain työsolu ja kuvaus. Älä lisää kapasiteettitietoja. |
Tuotanto –> Tehdasasetukset –> Työsolut |
| 4. Luo reittimalleja Järjestelmä luodaan yhdellä reitillä, joka on nimetty yritystunnuksen mukaan. Luo lisää reittejä tuoteperheisiisi pääprosessien mukaan. (Yleensä ei ole hyvä idea luoda reittiä jokaiselle tuotteelle.) Reitin jokaisen vaiheen on oltava solussa. Kun vaiheita lisätään, näytössä voi näkyä varoitus, että reittiä ei ole määritetty oikein. Oikein määritellyn reitin saamiseksi varmista, että jokaiseen vaiheeseen viittaa edellinen vaihe tai se on aloitusaskel. Määritä ”Valmis päivänä” -numeroksi tätä reittiä käyttävien tuotteiden tyypillisesti käyttämien päivien määrä. |
Tuotanto –> Tehdasasetukset –> Reitit |
| 5. Luo nimikkeitä työ- ja koneaikaan. Päätä tarvittavat työ- ja koneaikanimikkeet ja luo ne. Määritä Ominaisuudet-välilehdellä vakiohinta jaksoa kohti. Tätä käytetään työerissä osana tuotteen valmistuskustannuslaskelmaa.
On suositeltavaa luoda mahdollisimman vähän työnimikkeitä, ehkä vain yksi. Luo useampi kuin yksi, jos sinulla on merkittävästi erilaiset kustannukset eri ihmisille tai jos ihmisillä on tietyt taidot, joiden kapasiteettia on seurattava. Luo erilliset työnimikkeet korkeammalla hinnalla, jos haluat seurata valmistuksen ylityökustannuksia. |
Myynti – Nimikkeet – Uusi |
| 6. Päivitä solut työ- ja koneaikakapasiteetilla. Kapasiteetti asetetaan määrittämällä kapasiteetin alkamispäivä, jaksojen lukumäärä päivässä (oletus on minuuttia), viikonpäivät ja kerroin. Kerroin on solussa olevien ihmisten tai koneiden lukumäärä. Joten jos yhteen soluun on kiinnitetty kaksi henkilöä, jotka työskentelevät 8 tuntia päivässä ja jakson yksikkö on 1 minuutti, määritä 480, 5 ja 2 ruudukossa.
Tämä on valinnaista. Jos et syötä kapasiteettilukuja, voit silti nähdä latauksen. Erityisesti ihmisille, joille solukohtaisen kapasiteetin määrittäminen ei ole olennaista, sillä ihmiset voivat liikkua solujen välillä tarpeen mukaan. Tässä tapauksessa tuotannonsuunnittelija työskentelee tehdastason kuormituksella. |
Tuotanto –> Tehdasasetukset –> Työsolut |
| 7. Päivitä tuoterakenteet työ- ja koneaikanimikkeillä. Sisällytä työ- ja koneaikanimikkeet manuaaliseen luomiseen tai tuontiin. Muista määrittää kullekin oikea vaihe. Yksiköiden lukumäärä nimikettä kohti on määritelty tämän luettelon kohdassa 1. Oletusarvona on ”Minuutit”. |
Myynti – Nimikkeet |
| 8. Luo lista operaattoreista (eli työntekijät, työntekijät).Työajan kirjaamisen tekee ”operaattori”. Tämä on niin, että tietokoneet voidaan jakaa työalueen sisällä eikä jokaisella operaattorilla tarvitse olla erillistä kirjautumista järjestelmään. Monissa tapauksissa yrityksillä on yksi tietokone työsolua kohden.
Määritä työnimike, jonka operaattorin aika kirjataan työerään, jos käytössä on automaattinen työajan keruu. Työnimikkeet on määritelty normaaliaikaan, ylityöaikaan, lauantaiaikaan ja sunnuntaiaikaan. Määritä operaattorille yksilöllinen tunnus. Tätä käytetään, jos työajan viivakoodi on käytössä. Valinnaisesti määritä jokaiselle henkilölle PIN-koodi. Tätä käytetään työajan syöttämiseen tai sisään- ja uloskirjautumiseen. |
Järjestelmänvalvoja -> Järjestelmäasetukset -> Järjestelmäasetukset-välilehti -> Operaattorit |
Lyhyet projektit – Kun olet suorittanut tämän alkuasennuksen, voit aloittaa myyntitilausten luomisen ja järjestelmän käytön. Muista, että kun järjestelmä on “demotilassa”, se on mahdollista tyhjentää kaikista tilauksista (Järjestelmänvalvoja -> Aloitustyökalusta), jotta tilausten syöttämistä voidaan harjoitella.
Ota yhteyttä valmistuksen haasteisiisi jo tänään.
Työskentelemme Xeron kanssa.
