Aluksi kolme asiaa, jotka ovat mielestämme kriittisiä uuden toiminnanohjausjärjestelmän onnistuneen käyttöönoton kannalta.
1. Kuinka puhtaat ovat tietosi?
Jos saat hyviä tietoja aiemmasta järjestelmästä, hyvä. Jos ei, mieti, miten saat puhtaat tiedot järjestelmän käynnistämistä varten. Tietoja on kolmenlaisia:
- Asiakkaat ja tavarantoimittajat eli yhteyshenkilöt tai yhteistyökumppanit.
- Tuotteet eli SKU:t tai materiaalit.
- Tuoterakenteet eli materiaaliluettelot.
Yleensä viimeinen on vaikeinta saada. Mutta yleensä sitä tarvitaan valmistukseen. (Poikkeuksena on se, että jos kyseessä on urakointiliike, jossa jokainen työ on erilainen). Kukin niistä voidaan valmistella valmiiksi Excel-taulukkoon.
Jos et saa näitä tietoja, on toinenkin mahdollisuus: aloita tyhjän järjestelmän käyttö ja luo tiedot aina, kun tilaus saapuu. Myyntipäällikkösi todennäköisesti kuristaa sinut muutaman kuukauden kuluttua, mutta se on mahdollista.
2. Tarkista, että järjestelmä vastaa tarpeitasi.
Hienoa lähes kaikissa pilvituotteissa on se, että kokeilujakso. Käytä sitä. Määritä perusliiketoimintaprosessi (tai -prosessit) ja suorita koetilaukset järjestelmän läpi vähintään otoksen hyvistä todellisista tiedoista. Kirjanpitojärjestelmät ovat jokseenkin samat kaikkialla maailmassa (ne ovat kaikki veloituksia ja hyvityksiä, eikö niin?), ja veroviranomaiset määrittelevät ne. ERP, erityisesti valmistusteollisuudessa, ei ole. Jokaisella on oma mielipiteensä siitä, miten se toimii. Älä päätä käyttöönottopäivämäärästä, aloita käyttöönottoa ja aloita sitten ihmettelemään, miksi jokin arvokas liiketoimintaominaisuus (joka sinulla oli tietysti aiemmassa räätälöidyssä järjestelmässäsi) puuttuu.
Tutustu huolellisesti erityisesti niihin muutamiin raportteihin, joita pidät liiketoimintasi kannalta kriittisinä. Vertaa niitä kaikkiin raportteihin, joita sinulla on vanhassa järjestelmässäsi, jotta käyttäjät eivät heti käyttöönoton jälkeen valita, etteivät he saa tietoja, joita he ennen saivat. Tämä voi johtua tiedonsiirtoon liittyvistä ongelmista tai raporttien suunnittelusta. Molemmat näistä voidaan ratkaista, mutta yleensä kestää vähintään muutaman päivän palata esimerkiksi tietojen siirtämisen uudelleen tekemiseen tai mukautettujen raporttien tilaamiseen.
Tarkista, että kaikki laitteistot ja verkkolaitteet ovat sitä, mitä tarvitset. Jos käytät viivakooditarratulostimia, varmista, että ne on koodattu ja testattu Manu Onlinessa.
Paholainen piilee yksityiskohdissa. Katso”ERP kymmenessä minuutissa” -videomme. Jos voimme esitellä sen 10 minuutissa, älä lähde käyttöön kuukauden kuluttua ilman, että olet koskaan tehnyt muutamia täydellisiä koetilauksia varmistaaksesi, että järjestelmä sopii liiketoimintaasi.
ÄLÄ ALOITA TOIMINTAA ENNEN KUIN OLET KÄYNYT KAIKKI PROSESSIN OSAT YKSITYISKOHTAISESTI LÄPI. Rankaiset itseäsi ja tiimiäsi, jos oletat, että valmistuksen toiminnanohjausjärjestelmämme jokainen yksityiskohta toimii samalla tavalla kuin edellinen käyttämäsi järjestelmä.
3. Hanki koulutusta
Hanki koulutusta Manu Onlinelta tai kumppanilta. Näemme, että järjestelmäämme on helppo käyttää, jos sinulla on hyvää kokemusta keskisuurista perinteisistä toiminnanohjausjärjestelmistä. Jos ERP ei ole sinulle tuttu, sinun on vaikea lähteä. Kaksi tai kolme koulutustilaisuutta yhden konsulttimme kanssa auttaa sinua saamaan järjestelmäsi toimimaan tehokkaasti.
Lisätietoja täältä.
