3. Vastaanotto

Vastaanotto #

Ominaisuudet #

Kun ostotilaus on aktivoitu, on järjestelmä valmis luomaan vastaanottotoiminnon ostotilauksessa oleville nimikkeille.

Vastaanotossa voidaan käsitellä kerralla useita ostotilauksia samalta toimittajalta, huomaa kuitenkin, että vain yksi vastaanotto voidaan myöhemmin kohdistaa ostolaskuun. Yleensä on viisainta olla yhdistämättä useita tilauksia samaan vastaanottoon, jos toimittaja lähettää tavaroita eri lähetteillä, koska tämä tarkoittaa yleensä myös toimitusten erillistä laskutusta.

Vastaanotettavat määrät voivat poiketa tilatuista. Jos määrä on pienempi, käyttäjä voi sulkea tilausrivin, jos puuttuva määrä on merkityksetön. Rivit, joilla on suurempi määrä kuin tilattu, suljetaan ja ostolasku kohdistetaan aikanaan vastaanotettuun määrään.

Lisensointi #

Seuraavat valinnaiset moduulit vaikuttavat vastaanotto-toimintoon (Lisätietoja ks. Hallinto -> Lisensointi):

  #

Luonti #

Uusi vastaanotto voidaan luoda usealla tavalla:

1. Napsauta [Uusi vastaanotto] varaston etusivulla.

2. Valitse ostotilaus Vastaanotto-taulukosta varaston etusivulla.

3. Napsauta [Uusi] -painiketta Toiminnot-valikon Vastaanotto-vaihtoehdosta avautuvassa näytössä.

4. Paina [Uusi]-painiketta avoimella vastaanotto-lomakkeella. mikäli vastaanotto ei ole valmis, järjestelmä kysyy haluatko päättää sen. Tämän jälkeen voit syöttää uuden ostotilausnumeron avautuvaan ikkunaan. Jos syötät numeron, avataan uusi vastaanottolomake täytettynä tämän tilauksen avoimilla riveillä.

Tietojen syöttö #

Täytä otsikkotiedot ja lisää tarvittavat rivit. Jos tilaus oli valittu vastaaotto luotaessa, rivit on jo esitäytetty, mutta määrät on syytä tarkistaa saapuneita määriä vastaaviksi. Syöttöjärjestys on vapaa, ainoastaan toimittaja täytyy valita ennen rivien lisäämistä.

Toimittajan valintaikkuna näyttää toimittajat, joille on avoimia tai osittain toimitettuja ostotilauksia. Paina […] toimittajakentän vieressä. Voit myös syöttää toimittajatunnuksen, jos tiedät sen.

Lisätäksesi rivejä napasauta [Hae rivejä] -painiketta, mikä avaa luettelon toimittajan avoimista tilausriveistä. Voit rajata valinnoilla, jos lista on pitkä. Napsauta [Lisää kaikki] tai valitse ko. rivit ja paina [Lisää valitut]. Ikkuna suljetaan.

Järjestelmä lisää valitut rivit avoimilla määrillä. Poikkeavissa tapauksissa päivitä oikeat määrät napsauttamalla ko. numeroa ja kirjoittamalla oikea määrä tilalle. Tallenna rivi napsauttamalla vihreää tallennusmerkkiä.

Rivien syöttö viivakoodin lukijalla #

On myös mahdollista käyttää Lue viivakoodi -ikkunaa jos viivakoodinlukija on saatavilla ja toimittaja on antanut sopivia koodeja viivakoodina. 

Viivakoodinukijan pitää olla standardi USB- tai sarjaporttiin liitettävä laite, joka siis toimii näppäimistön korvikkeena. (Lukijoita, jotka tallentavat tiedot ja joista ne siirretään myöhemmin, ei tueta.) Lukija pitää olla määritelty lähettämään ”Enter (rivin loppu)” -merkki onnistuneen lukutapahtuman päätteeksi.

Voit syöttää vastaanotetun ostotilauksen numeron. Jos tätä ei syötetä lukija yrittää etsiä nimikkeen koodin järjestelmästä ja olettaa kyseessä olevan vanhin toimittamaton ostotilaus. Napsauta kursori nimikekenttään ja lue koodi lukijalla.

Järjestelmä yrittää löytää vastaanottoon valitun toimittajan avoimen ostotilausrivin. Jos ostotilausnumero määritellään, etsintä kohdistetaan vain kyseiseen ostotilaukseen.

Luettu koodi voi olla joko nimiketunnus (oman yrityksesi) tai ostotilauksella tai nimikekortilla ilmoitettu valmistajan nimiketunnus. Tämän toimintalogiikka on seuraava:

1. Ostotilausrivin nimiketunnus

2. Ostotilausrivin valmistajan nimiketunnus

3. Ostotilauksella olevan nimikkeen nimikekortilla oleva valmistajan tunnus (joka ei ole ostotilausrivillä).

Jos järjestelmä löytää useamman ostotilauksen, jossa on luettu koodi, valinta tapahtuu seuraavassa järjestyksessä:

1. Ostotilausrivin tila on ”Osittain vastaanotettu”

2. Varhaisin luvattu päivä (mahdollisesti toimittajan PartnerNetin kautta päivittämä)

3. Jos luvattua päivää ei ole, varhaisin tarvepäivä.

Järjestelmä huomioi myös nimikkeen tilan – Aktiivinen, Ei aktiivinen – sekä onko valmistajan koodi hyväksytty tai ei. Jos nimike on ei aktiivinen tai ei hyväksytty, ei sitä voida valita ja virheilmoitus näytetään ruudulla.

Lukulogiikka huomioi myös ANSI Data Identifier Standard -merkityt koodit (ANSI MH10.8.2-2010) seuraavasti:

Jos nimiketunnus sisältää etuliitteen P tai 1P, etsintä tehdään sekä etuliitteellä että ilman samanaikaisesti. Esimerkiksi:

• Koodi PAB123456 luetaan nimikekenttään. Ohjelma etsii tietokannasta nimikekoodia PAB123456 ja AB123456.

• Koodi 1PAB123456 luetaan nimikekenttään. Ohjelma etsii tietokannasta nimikekoodia 1PAB123456 ja AB123456.

Sarja- ja eränumeroiden syöttäminen #

Jos nimike on merkitty sarja- tai eränumeroita tarvitsevaksi, tulee nämä tiedot syöttää ennen kuin vastaanotto voidaan saattaa loppuun. Ikkuna sarja- tai eränumeroille ilmestyy.

Sarjanumerot:

Valitse ensin nimike, jolle numerot lisätään.

Sarjanumeroita voidaan syöttää joko syöttämällä tiedot ja painamalla ”Lisää” (esim. lukemalla sarjanumero itse tuotteesta) tai käyttämällä Autom. numero.-toimintoa, joka luo numerot kaikille nimikkeille järjestelmäasetuksissa asetetun numerosarjan perusteella.

Sarjanumeroita voidaan syöttää viivakoodinlukijalla.

Eräseuranta:

Ensimmäiseksi valitse nimikkeet joille eränumerot tulisi lisätä. Syötä erän määrä, eränumero, aloituspäivä ja halutessasi kommentit ja viimeinen päivä. Paina [Lisää].

Huomaa että nimikettä voi olla vastaanotettu samasta erästä jo aiemmin. Tässä tapauksessa syötetty tieto menee kohtaan Päivitetyt erätiedot.

Töihin tarvitaan

Jos on työeriä, joille on varattu nimikkeitä tässä vastaanotossa, tämä näkyy Töihin tarvitaan -välilehdellä. Tämä on vain tiedotus vastaanottoa tekevälle henkilölle siitä, että voi olla suositeltavaa viedä materiaalit suoraan työerään varastoon viemisen sijaan.

Vastaanoton päättäminen #

Paina [Valmistunut]-painiketta sulkeaksesi vastaanoton. Seuraavat toiminnot tehdään ennen palaamista päävalikkoon:

• tiedon oikeellisuus tarkistetaan

• Vastaanottopäiväksi asetetaan tämä päivä, ellei muuta ilmoitettu

• vastaanotetut määrät lisätään varastoon

• ostotilausrivit merkitään valmiiksi tai osittain vastaanotetuiksi.

Painamalla [Uusi]-painiketta, järjestelmä varmistaa, haluatko päättää nykyisen vastaanoton tai jatkaa sitä. Tämän jälkeen voit syöttää uuden ostotilausnumeron avautuvaan ikkunaan. Jos syötät numeron, avataan uusi vastaanottolomake täytettynä tämän tilauksen avoimilla riveillä.

Ostolaskutus #

Kun toimittaja lähettää laskun, kytketään se valmistuneisiin vastaanottoihin. Tällä tavoin varmistetaan, että jokainen lasku on asianmukaisista vastaanotoista ja laskutetut hinnat vastaavat alkuperäisen ostotilauksen hintoja. Jos vastaanotto on kytketty laskuun, tämä tieto näkyy vastaanoton välilehdellä.

Vastaanottotoiminnon tila voi olla: