2. Myyntitilaukset

Myyntitilaukset #

Johdanto #

Myyntitilauksen syöttö #

Myyntitilauksen voi luoda joko myyntitilaukset-valikosta tai kopioimalla vanha tilaus uuden pohjaksi. Syöttövaiheessa tilauksen tila on ”Rakenteilla”, jonka aikana syötetyt tiedot tallennetaan, mutta niiden oikeellisuutta ei tarkisteta. Kun tilaus  ”Aktivoidaan”, tarkastetaan tietojen oikeelllisuus,  haetaan tilausnumer ja tilauksen vaatimat toimet ajoitetaan suunnittellussa. (Tilauksen ja tuotannon monimutkaisuudesta riippuen tämä voi kestää pari sekuntia tai jopa minuutteja.)

 

Mikäli kumppanitietoihin on lisätty kaikki tarvittavat tiedot, on tilauksen otsikkotietojen syöttö helppoa. Tarvitaan vain asiakasnumero, jonka jälkeen kaikki oletustiedot tulevat automaattisesti otsikkoon. Jos otsikkotietoihin tulee myös hinnasto oletustietojen perusteella, tulevat automaattisesti myös hinnat syötettäville tilausriveille.

 

Uusia tilauksia voidaan luoda myös suoraan ennustejärjestelmän alustavista tilauksista tai avoimista myyntitarjouksista.

 

Lisensointi #

Myyntitilauksiin vaikuttavat seuraavat optiona lisensoitavat moduulit ( ks. tarkemmin Hallinto -> Lisensointi-osio):

 

Myynti/osto ennakkolaskutus	Tilausriveille voidaan määritellä ennakkolaskuja.
Nimikkeen mitat	Tilausrivillä oleva omalla työerällä valmistettavalla tuotteella voi olla mitoista riippuva tuoterakenne.
Monivarasto	Sallii nimikkeiden myynnin useasta paikasta. Tukee suoratoimitusta (kolmikantakauppa).
Myyntitilausten seuranta	Asiakas voi nähdä tilaustensa yksityiskohtaisen tilanteen toimituksen perustietojen lisäksi. Asiakkaat käyttävät tähän tilausten seuranta -sivustoa.
Projektit	Useita tilauksia voidaan ryhmitellä projektiksi.
Myyntitarjoukset	Tarjous voidaan muuttaa tilaukseksi.
Monivaluutta	Tilauksia voidaan tehdä eri valuutoissa.

 

Uuden myyntitilauksen luominen #

Klikkaa ’Uusi myyntitilaus’ -painiketta Myynti-osion etusivulla tai Myyntitilaukset-ruudulla.. Voit myös kopioida olemassa olevan tilauksen. Tällöin luodaan uusi tilaus, johon tulevat samat otsikkotiedot ja rivit kuin mistä kopioit.

 

Uuden myyntitilauksen tila on ”Rakenteilla”, jota voi pitää luonnoksena. Tällöin voi syöttää tietoja välittämättä vielä tarkkuudesta tai täydellisyydestä. Jos tällaisesta tilauksesta tulostaa vahvistuksen, näkyy siinä selvästi rakenteilla -tila. Ennen tilauksen vahvistamista asiakkaalle aktivoi tilaus painamalla ’Aktivoi’-painiketta. Aktivointi tarkistaa tilauksen täydellisyyden ja johdonmukaisuuden, antaa sille seuraavan myyntitilausnumeron ja vie tuotetiedot materiaalien suunnitteluprosessiin. Myyntitilauksen aktivointi kuvataan tarkemmin myöhemmin tässä luvussa.

 

  #

Myyntitilauksen tekeminen alustavan myyntitilauksen perusteella #

Myyntitilauksia voi tehdä myös suoraan myyntiennusteisiin kuuluvien alustavien tilausten perusteella. Tällöin luodaan ensin uusi myyntitilaus ilman rivejä ja  rivit tuodaan alustavasta tilauksesta.

 

Voit merkitä ”Alustava tilaus” -ennusteesta myyntiin tulevat rivit, jolloin ne lisätään valittuun tilaukseen.

 

Myyntitilauksen tekeminen myyntitarjouksesta #

Uuden myyntitilauksen voi luoda painamalla tarjouksen ’Siirrä tilaukseen’ -painiketta. Tämä luo uuden myyntitilauksen perustuen myyntitarjouksen tietoihin ja muuttaa myyntitarjouksen tilaksi ”Muunnettu”.

Uuden myyntitilauksen luominen käyttäen Excel-taulukoita #

On mahdollista ladata useita myyntitilauksia yhdestä excel -taulukosta. 

 

Lataa ensin Excel-malli tietokoneellesi. Se sisältää info-osion, jossa selitetään, kuinka data-osion sarakkeita käytetään. Syötä tilaustiedot (esimerkiksi kopioimalla verkkokauppajärjestelmästä tuodusta tai asiakkaasi antamasta Excel-taulukosta). Lataa taulukko takaisin järjestelmään. Tämä luo yhden tai useamman myyntitilauksen riippuen taulukossa olevista tiedoista.

 

Tätä tapaa voidaan käyttää riippumatta siitä, onko asiakas jo olemassa järjestelmässä vai ei. Jos asiakas on jo järjestelmässä, käytä asiakasnumeroa taulukossa. Jos asiakas on uusi, jätä numero tyhjäksi ja syötä asiakkaan nimi ja osoite niille tarkoitettuihin sarakkeisiin.

Myyntitilauksen syöttäminen #

 

Myyntitilauksessa ovat käytettävissä seuraavat painikkeet. Tilauksen tilasta riippuen kaikki painikkeet eivät välttämättä aina käytettävissä.

 

Tallenna	Tallettaa tehdyt muutokset.
Uusi myyntitilaus	Luo uuden tyhjän myyntitilauksen.
Kopioi tilaus	Kopioi nykyisen tilauksen ja avaa uuden tilauksen.
Aktivoi	Aktivoi tilauksen (tarkemmin jäljempänä tässä kappaleessa).
Puutteet	Avaa uuden ikkunan, missä näkyvät mahdolliset puuttuvat tuotteet tai valmistukseen tarvittavat materiaalit. Toiminto huomioi myös hävikin. Tämä painike on käytettävissä ainoastaan rakenteilla -tilassa olevalla tilauksella, jota ei ole aiemmin aktivoitu.
Poista	Poistaa tämän tilauksen kokonaan. Toiminto on mahdollinen ainoastaan rakenteilla olevalle tilaukselle, jolla ei ole  tilausnumeroa.
Uusi versio	Näkyy vain aktiivoidulla tilauksella. Luo tilauksesta uuden ”rakenteilla” olevan version. Tarvittavien muutosten jälkeen tilaus on aktivoitava uudestaan. Älä jätä uusia tilausversioita rakenteille, koska se voi aiheuttaa epätarkkuutta materiaalien suunnittelussa.
Sulje tilaus	Tämä peruu aktiivisen tilauksen. Jos tilauksesta on jo tehty toimituksia (tila on Osittain toimitettu), niin tämä painike peruu avoimeksi jääneet ja tilauksen tilaksi tulee Valmistunut. Eli tällä voi myös perua jälkitoimitukset, joita ei tulla toimittamaan.

 

 

Jos myyntitilaus on jo aktivoitu, ei tilauksen tietoja voi muuttaa ennen kuin tehdään uusi versio tilauksesta.  Poikkeus tästä on, että projektin voi lisätä tai vaihtaa suoraan aktivoituun tilaukseen.

Asiakkaan osoitteet #

Paina haluamasi osoitekentän vieressä olevaa toimintonäppäintä […], joka avaa kumppanien valintasivun. Valitse sivulla  haluamasi kumppanilaji ja paina [Näytä]. Mikäli luettelo on pitkä, aseta vielä lisäehtoja löytääksesi etsimäsi osoitteen nopeasti ja paina jälleen [Näytä]. Valitse sitten kumppani listasta tilaukselle, jolloin siirryt takaisin tilauksen otsikkotietojen muokkaukseen ja valitsemasi asiakkaan oletustiedot näkyvät ruudulla.

 

Mikäli tarvitsemaasi osoitetta ei vielä ole tallennettu järjestelmään, voit luoda sen ensin eli paina Luo uusi-painiketta kumppanien valintasivulla. Se luo uuden kumppanitunnuksen ja avaa kumppaniruudun.

Syötä uuden yrityksen nimi ja osoitetiedot ja anna yritykselle lyhytnimi.Tallennuksen jälkeen palaat takaisin myyntitilauksen yhteenvetosivulle, jossa näkyvät luomasi asiakkaan tiedot.

 

Mikäli asiakkaalla on useita toimipaikkoja, voit syöttää myyntitilauksen otsikkotietoihin muun vahvistusosoitteen, toimitusosoitteen ja laskutusosoitteen.

 

Näistä itse tilaukseen tulostuvat laskutus- ja toimitusosoite. Osoitteet täytyy olla perustettuna Kumppanit-osassa, mutta perustaminen onnistuu myös kumppaneiden valintasivulta. Jos asiakkaalla ei ole kuin yksi toimipaikka, sama osoite käy kaikkiin osoitekenttiin. Voit määritellä myös joka osoitteeseen yhteyshenkilön.

 

Huomaa, että kumppanitiedoissa voi yhdellä asiakkaalla (pääsosoitteella) olla useita toimitusosoitteita tai vahvistusosoitteita.

 

Mikäli olet määrittänyt yhden asiakkaasi tietoihin tallentamasi yhteyshenkilön yrityksen oletusyhteyshenkilöksi, se tulee automaattisesti Ostajan yhteyshenkilöksi tilaukseen. Voit valita yhteyshenkilöksi jonkun muun tai kirjoittaa nimen suoraan kenttään.

 

Myyntitilauksen otsikkotiedot #

 

Moni otsikon kenttä täytetään oletuksena annetun asiakkaan tietojen mukaisesti. Jos syötät asiakkaan numeron käyttämättä valintaa, paina Tallenna päivittääksesi kentät asiakastiedoilla. Mikäli oletustiedot ovat oikein, niin riittää että syötät tarvittavat tiedot asiakkaan ostonumero ja ostoviite -kenttiin.

 

 

Myyntinumero	Jos tämä on tyhjä tilausta aktivoidessa, se saa seuraavan tilausnumeron. (Seuraava numero voidaan asettaa järjestelmäasetuksista)
Version numero	Kun tilaus on aktivoitu, tätä ei voi muuttaa ennen kuin uusi versio on luotu. Versiohistoria löytyy raportista.
Tila	Rakenteilla, Aktiivinen, Osittain toimitettu, tai Valmistunut
Asiakas	Valitse ponnahdusikkunasta tai kirjoita asiakasnumero ja paina ”Tallenna”. Tämä hakee asiakkaan oletusarvot tilaukseen.
Tilauspäivä	jos tyhjä, niin aktivoinnissa tulee automaattisest tämä päivä.
Asiakkaan ostonro	Asiakkaan ilmoittama ostotilauksen numero
Seurantakoodi	Satunnaisesti luotu koodi, jota asiakas voi käyttää yhdessä myyntitilauksen numeron kanssa ja seurata tilauksen tilaa optiona lisensoitavalla seurantasivustolla. Koodi on linkki , joka avaa saman sivuston myös Manu Online-järjestelmän käyttäjälle. Koodi luodaan aktivoitaessa tilaus
Ostoviite	Vapaata tekstia, joka tulostuu myyntitilausvahvistukseen asiakkaan ostonumeron lisäksi
Maksuehdot	Ehdot tulostuvat tilausvahvistukseen. Oletusehdot saadaan Kumppani-kortilta.
Standarditeksti	Voit halutessasi tulostaa myyntitilaukseen järjestelmäasetuksiin tallennetun automaattitekstin. Tekstin tunnus valitaan valikosta ”Standarditeksti”. Teksti tulostuu tilauksen loppuun kokonaissumman ja lisätietojen perään.
Valuutta	Tilauksen valuutta. Käytettävän hinnaston pitää olla samassa valuutassa.
Kurssi	Valuuttakurssi, asetetaan automaattisesti kun tilaus aktivoidaan.
Toimitusehdot	Toimitusehdot järjestelmäasetuksista. Tavallisesti INCOTERMS-vaihtoehto mutta käyttäjä voi myös määritellä omia ehtoja järjestelmäasetuksiin
Toimitusehtopaikka	Ko. toimitusehtojen paikkakunta. Esim, jos ehto on ”ex-works Helsinki”, tämä paikkakunta on Helsinki.
Toimitustapa	Oletus Kumppani-kortilta, vaihtoehdot ovat järjestelmäasetuksissa.
Rahdin maksaa	Lähettäjä tai vastaanottaja. Tämä tieto menee edelleenlähetykseen.
Maksuaikataulu käytössä	Näyttää maksuvälilehden, jos tämä ominaisuus on käytössä.
Maksuaikataulu prosentteina	Jos ennakkomaksu on käytössä, syötetään prosenttimäärät koko tilauksen arvosta tarkkojen summien sijaan.
Piilota rivisummat myyntitilausvahvistukselta	Jos et halua hintojen näkyvän myyntitilausvahvistuksessa
Piilota alennukset	Piilottaa alennuksessa olevat hinnat myyntitilausvahvistusraportista.
Muita myyntitilauksen ehtoja	Muut ehdot voidaan määritellä oletuksena Kumppanit-osiossa Myynti-välilehdellä. Ehdot kopioidaan tilaukseen automaattisesti ja niitä voidaan muokata. Teksti tulostetaan tilausvahvistukseen, lähetysasiakirjoihin ja laskuun. Maksimipituus on 250 merkkiä.
Kommentit	Kommentit jotka tulostetaan eri dokumenteille. Esim. myyntitilausvahvistukselle.
Tilausvahvistus tulostettu	Päiväys jolloin myyntitilausvahvistusraportti on otettu. Tietenkään takeita ei ole, että se on lähetetty asiakkaalle.
Provisioyritys/-henkilö	Kohdentaa provision. Kerroin asetetaan myyntitilausrivillä. Provisiolaskelmat löytyvät raportista.
Hinnasto	Jos määrittelet myyntitilauksen otsikkotiedoissa tilauksessa käytettävän hinnaston, saat tilauksen riveille automaattisesti tämän hinnaston mukaiset yksikköhinnat
Toimitetaan osoitteesta/ Toimittajan yhteyshlö	Jos monivarasto on käytössä, valitse varastopaikka, josta tilaus lähetetään. Jos tämä jätetään tyhjäksi, käytetään oletussijaintia.
Projekti	Ilmoittaa, mihin projektiin tämä myyntitilaus liittyy. Ks. Projektit erillisessä kappaleessa.
Salli osittaiset toimitukset	Jos otat tämän merkin pois, järjestelmä ei anna sinun toimittaa tilausrivien määriä useammassa erässä, vaan ne on toimitettava kerralla. Oletusarvona on, että osatoimitukset sallitaan.
Ostotilauksen luonti	Rakenteilla oleva samat rivitt ja määrät käsittävä ostotilaus luodaan automaattisesti myyntitilauksen pohjalta. Toimittajaksi tulee myyntilaskun Toimitetaan osoitteesta – kumppani. Tilauksessa voi olla ainoastaan ostettavia nimikkeitä. Ostotilaus täytyy aktivoida ja lähettää toimittajalle toimituksen toteutumiseksi
Suoratoimitus	Ostotilauksen luonti voidaan merkitä suoratoimitukseksi, jolloin ostotilauksen toimitusosoitteeksi asetetaan asiakkaan toimitusosoite. Muu tieto, kuten asiakkaan ostotilausnumero, kopioituu ostotilaukselle.

Myyntitilauksen rivit – Riveittäin ja Rivin yksityiskohdat välilehdet #

Myyntitilaukseen voi lisätä rivejä kolmella eri tavalla:

 

1. Riveittäin-välilehdellä syöttämällä rivit yksi kerrallaan syöttökenttiin.

2. Rivin yksityiskohdat -lehdellä painamalla [Uusi].

3. Riveittäin-välihdellä painamalla [Hae rivejä]. Tämä avaa ostoskorityyppisen valintaikkunan.

 

Poistaaksesi rivin Riveittäin-välilehdellä, merkitse rivin edessä oleva ruutu ja paina [Poista]. Rivi voidaan poistaa vain, jos tilaus on ”rakenteilla”. Jos tilausta muutetaan, riviä ei voi poistaa, jos se on jo osin tai kokonaan toimitettu.

Tilausrivin painikkeet (näiden painaminen tallettaa myös tehdyt muutokset):

 

	Edellinen rivi
>>	Seuraava rivi
Luo työerä	Luo tilausriville alustavan työerän, jonka tuoterakennetta ja reititystä voidaan muokata ennen tilauksen aktivoimista tuotantoon. Koskee vain ”Valmista tilaukseen” tyyppisiä tuotteita. Ks. erillinen selvitys tässä kappaleessa.
Uusi	Luo uuden myyntitilausrivin
Vaihtoehdot	Avaa konfigurointi-ikkunan, jossa voidaan valita tuotteelle vaihtoehtoinen kokoonpanomalli Nimike-kortin määritysten mukaan.

 

Nimikkeen valinta #

On kolme tapaa syöttää nimike myyntitilaukseen Riveittäin-välilehdessä

1. Kirjoita nimikkeen tunnus suoraan ruudulla olevaan kenttään

2. Paina nimikkeen tunnus-kentän vieressä olevaa [-]-painiketta. Tämä avaa valintaikkunan jossa voit valita yksittäisen nimikkeen.

3. Paina Lisää rivejä -painiketta. Tämä avaa ikkunan jossa voit lisätä useita nimikkeitä ”ostoskori”-tyylillä.

Lisätäksesi nimikkeen Rivin yksityiskohdat -ikkunaan, paina [-]-painiketta nimikkeen tunnuksen vieressä ja valitse ponnahdusikkunasta haluttu nimike.

 

 

Seuraavat kentät liittyvät myyntitilausriviin (ja löytyvät Rivi- ja Rivin yksityiskohdat -välilehdistä)

 

Tilausrivi	Rivinumerot asetetaan automaattisesti, mutta niitä voidaan muokata, tyypillisesti jos tämä on tarpeen
Piilota rivi	Tämä rivi piilotetaan myyntitilausvahvistuksesta. Tätä käytetään, kun syötetään nimiketoimituksia myyntitilaukseen ilman että ne näkyvät myyntitilausvahvistusraportissa. Tavallisesti koko rivi tulostuu.
Nimikkeen kuvaus	Kuvaus, jota oma yrityksesi nimikkeestä käyttää tallennetaan yhdessä nimikkeen muiden tietojen kanssa.. Kun poimit nimikkeen järjestelmästä tilausriville, tulee kuvaus automaattisesti mukaan.
Asiakkaan käyttämä tunnus ja kuvaus	Asiakkaittesi nimikkeistä käyttämät tunnukset ja / tai kuvaukset voidaan kirjoittaa kummatkin suoraan niille varattuihin kenttiin. Sekä tunnus että kuvaus tulostetaan myyntitilausvahvistukseen
Määrä	Paina pyöristyspainiketta pyöristääksesi pakkauskokoon.
Yksikköhinta	Tulee automaattisesti, mikäli hinnasto on määritelty tilauksen otsikkotietoihin ja tuote on hinnoiteltu siihen. Paina toimintopainiketta, mikäli hinta ei tule riville automaattisesti. Näin saat näkyviin nimikkeen hintahistorian.
Nimikekortti	Paina tällä ruudulla olevaa kysymysmerkkiä avataksesi nimikekortin, joka on tavallisesti saatavilla painamalla nimikekoodissa olevaa linkkiä.
Tarvepäivä	Asiakkaan määrittämä. Jos tämä jätetään tyhjäksi, se täytetään vahvistetulla päivämäärällä tilauksen aktivoituessa.
Vahvistettu päivä	Vahvistettu päivämäärä, jolloin toimitat asiakkaalle. Tarkista Puutteet-painikkeesta tai tarkista kapasiteetti ennen kuin määrität vahvistetun päivän. Tätä päivämäärää käytetään toimituksen aikataulutukseen.
Sovittu luvattu päivä	Joskus on tarpeellista asettaa toimitukselle sovittu päivämäärä, joka eroaa aikataulutuksessa käytetystä vahvistetusta päivästä.
Verokoodi	Valitse oikea verokoodi tälle nimikkeelle. Oletusarvo tulee tavallisesti valitun asiakkaan asiakaskortille asetetusta oletusmyyntitilistä.
Arvolisäveroprosentti	Tässä näkyy halutun verokoodin arvolisäveroprosentti.
Kustannuspaikka	Kustannuspaikka kirjataan tämän tilauksen laskuun, kun se luodaan.
Provisio-osuus	Valitse listasta oikea provisio-osuus. Osuudet määritetään oman yrityksen henkilökunta-välilehdellä. Provisioon oikeutettu yritys ja henkilö määritetään Myynti-ylätunnisteessa.
Pakkauskoko	Näyttää vakiopakkauskoon tälle nimikkeelle. Paina Rnd(Pyöristä)-painikettä Määrä-kentän vieressä muuttaaksesi määrä pakkauskoon kertoimen mukaiseksi.
Tuotteelle oma työerä	Jos nimikkeen valmistusmallissa on määritetty tuotteelle oma työerä, se näkyy myös täällä. Tämä estää varaamisen olemassa olevasta varastosaldosta tähän tilaukseen.
Työerän numero	Ohita oletustyöeränumero
Tuotannon ohjeet	Jos tuotteella on oma työerä, on mahdollista asettaa ohjeet, jotka näkyvät työmääräimessä ja työsoluruudulla.

Hinnoittelu-lehti #

Oletuksena uuden rivin hinta otetaan myyntitilaus-välilehdellä asetetusta hinnastosta. Tämä vuorostaan on otettu valitulta kumppanilta.

 

Jos haluat tarkastella hintahistoriaa tälle tuotteelle tältä tai muulta asiakkaalta, mene Hinnoittelu-välilehteen. Jos valitset hintarivin tästä ruudukosta, se otetaan käyttöön tällä rivillä, korvaten oletuksen. On myös mahdollista nähdä hintoja muista hinnastoista.

 

Jos tällä tuotteella on oma työerä käytössä, hinnoittelu voidaan tehdä myös puolivalmisteen tai komponenttien perusteella. Hinnastoon tulee laittaa nimikkeet, joista tuote koostuu itse tuotteen sijaan. Painamalla Päivitä yksikköhinta -nappulaa voit summata hinnat suunnitellun määrän perusteella ja näin asettaa rivihinnan.

 

Rivin tilanne #

Rivin tilanne lehdellä näkyy tilattu, toimitettu ja palautettu määrä. Toimittamattomalle riville näkyy myös onko nimikettä mahdollista varata varastosta, ostoista tai valmistuksista (riippuen siitä onko tuote ostettava tai valmistettava).

 

 

Myyntikate näyttää lisätietoa. Kate on laskutus vähennettynä kustannuksilla. Laskutus on aina sama, mutta kate näytetään laskettuna eri kustannustekijöistä. Katelaskentoja varten kaikki kustannukset ja tulot muunnetaan kotivaluutaksi.

 

Toimituskustannus	Tämän rivin toimituksen todellinen kustannus. Tämä on varastotapahtuman FIFO toimituksen kirjausaikana. Kustannus näkyy vasta rivin toimituksen jälkeen.
Määrätty kustannus	Toimituksen jälkeen voidaan päivittää käsin toimitusarvo siten, että se sisältää kaikki ulkoiset kustannukset, erityisesti jos katetietoa käytetään provisiolaskentaan. Määrätty kustannus voidaan syöttää tilaukseen Toimitukset-lehdellä toimituksen tapahduttua.
Nykyinen varastoarvo	Tämän varastonimikkeen nykyinen varastoarvo. Jos nimikettä ei ole varastossa tämä on pitkän ajan keskiarvo.
Viimeinen varasto	Viimeisen varastoa lisäävän varstotapahtuman rekisteröity kustannus (oston vastaanoton kustannus perillä tai valmistustyöerän kustannus).
Budjetoitu kustannus	Nimikortille tallennettu kustannus oletusbudjetissa.
Paras toimittajan tarjous	Osto-osion avoimissa toimittajien tarjouksissa oleva matalahintaisin nimike. Huomaa, että tässä näytetään matalin hinta huomioimatta tilausmäärää.
Seuraava osto	Nimikkeen seuraavan avoimen oston odotettu kustannus perillä.
Kytketty osto	Jos myyntitilaukseen liittyy suoratoimitus, kytketyn ostotilausrivin odotettu kustanus perillä.

 

Tilaukseen valmistettavien tuotteiden myynti (Tuotteella oma työerä) #

Jos myyntitilausrivi on materiaalinimike, joka on suunniteltu valmistukseen ja jolla on oma työerä asetettuna (Nimikekortti -> Valmistus -> Ominaisuudet), luodaan tälle riville omistettu työerä. Luonti tapahtuu joko välittömästi työerän aktivoituessa, tai myöhemmin käyttäjän avatessa työerät. Kun rivi lähetetään asiakkaalle, se on mahdollista vain jos tuotteen oma työerä on valmis.

 

Koska nimike, jolla on oma työerä, voidaan lähettää asiakkaalle vain tätä tilausriviä vastaan, on mahdollista ”uudelleenkäyttää” nimikkeen nimikekoodi muihin nimikkeisiin. Käyttäjä voi tehdä tämän muokkaamalla nimikkeen rakennetta tälle tietylle riville ja myös muuttaa muita valmistustietoja, kuten reitityksen ja valmistuksen ominaisuuksia.

 

Jos myytävällä tuotteella ei ole omaa työerää, Rakenne-, Reititys- ja Tuotanto-ikkunoista voi nähdä nämä tuotteen tiedot, jos tuotetta on saatavilla. Näitä tietoja ei voi kuitenkaan muokata.

Nimikkeen rakenteen muokkaus ja nimikkeen reititys #

Rivin yksityiskohdat-sivulla, Rakenne-välilehdellä, paina ”muokkaa rakennetta ja ominaisuuksia. Tämä mahdollistaa uudessa työerässä käytettävien tietojen muokkauksen kopioimalla nimikkeen rakenteen ja reitin nimikekortista.

 

Huomaa, että uusi työerä ei tule näkyville Tuotanto-osioon ennen myyntitilauksen aktivoimista.

 

 

Rakenne-välilehteä käyttämällä on tarvittaessa mahdollista lisätä ja poistaa rivejä valmistetusta nimikkeestä työerärivillä. Alkuperäinen lista nimikkeistä tuotteen rakenteessa määritetään nimikekortin Valmistus-välilehdessä. Painettuasi ”Muokkaa rakennetta” on myös mahdollista lisätä useampia nimikkeitä kerralla painamalla ”upload”. Tämä avaa uuden ikkunan, johon on mahdollista liittää tavaraluettelo toisesta ohjelmasta, kuten Excel tai CAD-järjestelmä.

 

 

Reititys-välilehden avulla voit määrittää nimikkeen käyttämät reitin vaiheet. Käyttäjä voi poistaa ja lisätä vaiheita.

 

Yleisesti on suositeltavaa päivittää reitti ennen rakenteen määrittämistä, koska jokainen nimike liittyy johonkin reitin vaiheeseen.

Työerän automaattinen avaus myyntitilauksen aktivoinnista #

Nimikekortin Valmistus-lehden Ominaisuudet-välilehdellä on valintaruutu ”Automaattinen työerän luonti”. Tämä valittuna luodaan automaattisesti työerä, kun nimikkeen sisältämä myyntitilaus aktivoidaan. Työerän valmistumispäiväksi asetetaan luvattu toimituspäivä ja aloituspäiväksi tästä taaksepäin laskettuna valmistuksen läpimenoaika jaksoja päiviksi muutettuna. Jakson pituus ajallisesti määritellään järjestelmäastuksissa. Tavallisesti käytetään yhtä minuuttia tai tuntia.

 

Nimikkeen muista asetuksista riippuen työerä voi olla jo valmistuksen ensimmäisen vaiheen jonossa.

Hinnan asettaminen suunniteltujen komponenttien summasta #

Nimikkeen rakenteessa käytetyistä komponenteista voi tehä hinnastoja. Mene Hinnoittelu-välilehdestä löytyvälle Komponenttihinnoittelu-välilehdelle ja paina ”Päivitä yksikköhinta”.

Työeränumerot ja sarjanumerot tuotteiden omissa työerissä #

Oletuksena tämä työeränumero sisältää myös viittauksen myyntitilausnumeroon ja rivinumeroon. Käyttäjä voi kuitenkin myös määrittää luotavaan työerään työeränumeron.

 

Jos sarjanumerot ovat käytössä nimikkeellä ja eräkoko on yksi, täällä asetettua työeränumeroa voi myös käyttää valmistettavan nimikkeen sarjanumerona. Tätä toimintoa voi hallita kohdasta Hallinto -> Järjestelmäasetukset -> Käytä työerän numeroa sarjanumerona. Jos työeränumero on jo käytössä, siihen lisätään järjestysnumero.

Nimikkeen mitat #

Nimikkeen mitat -moduuli mahdollistaa tuotteen rakenteessa käytettyjen nimikkeiden määrän automaattisen päivittämisen myydyn tuotteen hintaan perustuen. Tehdäksesi tämän, merkitse nimikekorttiin, onko nimike mitoista riippuva, ja mistä mitoista (esim. korkeus, leveys, pituus, pinta-ala, tilavuus). Syöttäessäsi myyntitilausriviä, aseta nimikkeen mitat ja paina päivitä mitat -nappulaa. Järjestelmä laskee vastaavat määrät tuoterakenteen mukaisesti.

 Ennakkomaksut / maksuaikataulut #

Ennakkomaksu (käytetään myös sanoja eräkohtainen maksu tai maksuaikataulu)  voidaan määritellä joko rivi- tai tilaustasolla.

 

Määrittääksesi maksun tilaustasolla, aseta otsikkotiedoista maksuaikataulu käyttöön. Kun tilaus on tallennettu, uusi välilehti ilmestyy. Täällä voit syöttää maksuaikatauluja.

 

Tapahtuma voi olla joko Päivä tai Tilaus pv. Tämä on ajankohta, jona se menee laskutusjonoon.

 

Huomaa, että määrä voidaan asettaa joko prosenttina tilauksen arvosta tai kiinteänä summana. Valinta löytyy Otsikkotiedoista.

 

Määrittääksesi rivitasolla, mene Rivin yksityiskohdat -välilehden alta löytyvään Ennakot-välilehteen. Syötä laskutuspäivämäärä ja -summa. Summa määritellään joko prosenttimääränä tai rahana, riippuen siitä, onko ”Maksuaikataulu prosentteina” valittu. On mahdollista määrittää otsikkotiedoista eroava laskutusosoite painamalla [-]-painiketta ”Laskutusosoitteen” alapuolella. Lasku ilmestyy luotavien laskujen listaan ”Laskutus”-osioon, jos laskutuspäivä saavutetaan ja ”Saa laskuttaa” on valittu. Saatavilla on myös kommenttiosio.

 

 

Ennakkolaskutustiedot tulostetaan myyntitilausvahvistukseen ja jokaiseen tilauksen tuottamaan laskuun.

 

Kun nimike lähetetään, lähetysprosessi tuottaa laskutustarpeen avoimelle määrälle.

 

Myyntitilauksen ja sen tilan muuttaminen #

Myyntitilauksella voi olla seuraavat tilat:

 

Rakenteilla	Tilaus on rakenteilla siitä hetkestä, kun se luodaan aina siihen asti, kunnes se aktivoidaan.
Aktiivinen	Kun tarpeelliset tiedot on syötetty, tilaus voidaan aktivoida. Tällöin järjestelmä on valmis tuotteiden lähetykseen ja varastosta kohdistetaan tavaramääriä tilauksen hoitamiseen. Tilauksen tietoja ei enää voi muuttaa.
Osittain toimitettu	Osa määristä on toimitettu, osa ei.
Valmis	Tilauksen tuotteet on toimitettu.
Peruttu	Aktivointi on peruttu muutosten tekemiseksi, jolloin alkuperäisten tietojen tilana on peruttu. Tilauksesta on olemassa uudempi versio, joka on aktivoitavissa ja niin edelleen.
Suljettu	Tilaus on suljettu eikä sen rivejä voi enää toimittaa.

 

Myyntitilausrivin tiloilla on samat 6 vaihtoehtoa. Tilausrivin ja tilauksen tila ei kuitenkaan välttämättä ole sama. Esimerkiksi jos myyntitilauksen toinen rivi on kokonaan toimitettu ja toista ei ole toimitettu lainkaan, tilaus on osittain toimitettu, rivien tiloina taas ovat valmis ja aktiivinen.

 

Myyntitilauksen aktivointi #

Kun olet saanut myyntitilauksen otsikkotiedot ja rivit valmiiksi täytyy myyntitilaus aktivoida. Paina [Aktivoi] myyntitilauksen valikossa. Kun aktivoit tilauksesi:

 

• Myyntitilauksen looginen oikeellisuus tarkistetaan, ts. päiväykset ja määrät ovat loogisia ja täydellisiä.

• Asiakkaan luottoraja ja erääntyneet laskut tarkistetaan (jos maksutiedot tuodaan kirjanpitojärjestelmästä)

• Myyntitilaus saa seuraavan vapaan numeron järjestelmästä.

• Myyntitilaus saa satunnaisen jäljitysnumeron.

• Tilatut määrät otetaan tosiaikaisesti mukaan tarvelaskentaan.

• Toimitetaan osoitteesta -kentässä määritetylle alihankkijalle lähetetään mahdollisesti tilauksen kopio.

• Tilauksen tilaksi tulee ”Aktiivinen”.

 

Tilaus pysyy aktiivisena, kunnes siinä olevat nimikkeet on toimitettu.

 

Koska aktivointi varaa myyntitilauksen tosiaikaisesti, sen suorituksen kesto riippuu valmistusketjun monimutkaisuudesta. Mikäli ketju on erityisen monimutkainen, voi aktivointi kestää useita minuutteja. Asetuksista riippuen, voi selaimesi tai internet-yhteytesi antaa virheilmoituksen (time-out). Tästä ei kannata huolestua, koska aktivointi jatkuu, vaikka menettäisitkin yhteyden palvelimeen.

 

Tilausta ei voi aktivoida, jos tilauksesta puuttuu mikä tahansa välttämätön tieto – eli jos tilaus on tosiasiallisesti vielä keskeneräinen. Tarkista tilauksesi virheilmoituksen perusteella.

Aktivointi ei lähetä automaattisesti vahvistusta asiakkaalle sähköpostilla.

 

Aktivoidun myyntitilauksen muuttaminen #

Jo aktivoimasi tilauksen muuttamiseksi, täytyy se palauttaa ”Rakenteilla” tilaan. Kun taas aktivoit tilauksen, lasketaan materiaalien kohdistukset muutettujen rivien osalta uudelleen.

 

Tätä varten paina [Uusi versio] myyntitilauksella. Kun myyntitilaukselle on olemassa avoimia toimituksia, tilauksen aktivointia ei voi peruuttaa. Ne täytyy ensin sulkea tai poistaa.

 

Jos tilauksessa on osittain toimitettuja rivejä, nämä pilkotaan kahdeksi riviksi. Toimitettu määrä on rivillä, jonka tila on ”Valmis”. Tätä riviä ei voi muokata, koska tavarat on jo toimitettu. Avoin määrä on rivillä, jonka tila on ”Rakenteilla”. Riviä voi muokata, kunnes se aktivoidaan uudelleen.

 

Myyntitilauksen versiot #

Jos aktivoitua myyntitilausta on muutettu tai se on peruutettu, myös tilauksen aiemmat versiot löytyvät yhä järjestelmästä. Myyntitilauksen muutokset voi tarkistaa tulostamalla raportin ”Myyntitilauksen muutokset”.

 

Tilausvahvistuksen tulostaminen #

Oletusarvona on, että asiakirja lähetetään omaan sähköpostiisi (käyttäjätiedoissasi määriteltyyn). Jos kuitenkin haluat lähettää asiakirjan esimerkiksi suoraan kumppanisi yhteyshenkilön sähköpostiin, vaihda merkki ruutuun ”Muu sähköpostiosoite” ja kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite vieressä olevaan kenttään. Jos tulostat rakenteilla olevan tilauksen, on tilausvahvistuksen otsikkokentässä tästä huomautus.

 

Tilausvahvistus tulostuu oletuksena sillä kielellä, jonka olet merkinnyt asiakkaasi kanssa käytettäväksi kieleksi.

 

Tilauksen otsikkotiedoissa on kenttä ”Tilausvahvistus tulostettu”. Kentän kellonaika ja päivämäärä päivittyvät joka kerta, kun siirryt tulostamaan tilausta. Jos tilausta ei vielä ole tulostettu, on kenttä tyhjä.

 

Myyntitilauksen seurantakoodi #

Myyntitilauksen seurantakoodin vastaa salasanaa. Sen avulla asiakkaasi pääsee katsomaan juuri tämän myyntitilauksen tilannetta (koodi näkyy tulostamassasi myyntitilausvahvistuksessa, jos olet ottanut tämän ominaisuuden käyttöön).

 

Jotta myyntitilausten tilat näkyisivät asiakkaille, on tämä ominaisuus merkittävä päälle oman yrityksen tiedoissa ja voitte lisätä myyntitilauksiin vievän linkin omille kotisivuillenne.

 

Myyntitilauksen peruutus #

Tilauksen peruutus estää lisätoimitukset ja muuttaa tilauksen tilaksi ”Valmistunut” tai ”Poistettu” (jos tilauksesta ei ole vielä toimitettu mitään).

 

Myynti-osiossa etsi tilaus listauksesta näytöllä. Aseta tarvittaessa valintaehtoja ja paina Näytä. Paina valintanuolta. Kun tilaus on avattu, paina Peru tilaus sinisellä valikkorivillä. Tilaus suljetaan ja sen tekemät varaukset puretaan.

Myyntitilausten muut ominaisuudet #

Myyntitilauksen luomat materiaali- ja valmistustarpeet #

Voit tarkistaa aktivoimasi myyntitilauksen luomat materiaali- ja valmistustarpeet raporteista ”Myyntitilauksen materiaalitarpeet” ja ”Myyntitilauksen vaatimat toiminnot”. Nimensä mukaisesti toisessa näkyvät myyntitilauksen vaatimat ostot ja toisessa tarvittavat omat valmistukset (ostojen vastaanottoja ei enää erikseen toisteta).

 

Kaikki raporteissa olevat määrät tarkoittavat nimenomaan tähän myyntitilaukseen kohdistettuja määriä. Näin esimerkiksi myyntitilauksen vaatimissa toiminnoissa voi olla jo aloitettuja työeriä, joista on kohdistettu tavaraa myös tähän uuteen myyntitilaukseen.

Myyntitilausten ajoituksen muuttaminen #

Myyntitilaukset ajoitetaan aktivoitaessa ”takaperin ajoittavalla” järjestelmällä. Ostot ja valmistukset suunnitellaan laskien taaksepäin rivin vahvistetusta toimituspäivästä. Oletuksena ajoitus tehdään ensin tullut – ensin palveltu periaatteella siten, että tilaukset varataan syöttöjärjestyksessä eikä niitä muuteta, vaikka myöhemmin syötettäisiin aikaisemmin luvattuja tilauksia.

 

On mahdollista ajoittaa uudelleen tilaukset ja niiden tarpeet myöhemmin. Katso kappale Muut toiminnot.

Myyntitilaukset ja Valmista tilaukseen -tuotteet #

Myyntitilauksella voi olla kaikenlaisia varasto- ja ei-varastoitavia nimikkeitä kuten työtä ja ja kustannusnimikkeitä.

 

Jos tilausrivi on valmistettava varastonimike ja sen valmistusmalli on ”valmista tilaukseen” (nämä määritellään nimike-kortilla nimike luotaessa), seuraavat erityisominaisuudet pätevät.

Myyntitilaukset ja tarvelaskenta #

Myyntitilaukset ovat yksi tarvelaskentajärjestelmän päätekijöistä. Kun myynitilaus aktivoidaan, jokaisen rivin tarpeeseen vastaamiseen tarvittavat nimikkeet aikataulutetaan ja varataan. Varastoitavat nimikkeet, kuten materiaalit ja puolivalmisteet joko varataan tiettyyn myyntitilausriviin, tai jätetään varaamatta. Tämä pätee riippumatta siitä, ovatko ne varastossa vai tuotettavassa työerässä. Jos nimikettä ei ole olemassa, tehdään suunnitelma sen luomiseen.

 

Aktivoimalla myyntitilauksen tämä varausprosessi käynnistetään. Huomaa, että myyntitilauksen varaus tapahtuu ensin tulleet varaa ensin -periaatteella, ja tämän järjestelmän hyöty on se, ettei järjestelmä muuta varauksia koko myyntitilauksen aikana. Jos myynitilauksen varauksia tarvitsee vaihtaa, on mahdollista uudelleenajoittaa tiettyjä myyntitilauksia Tuotanto-välilehdellä. Tämä mahdollistaa myyntitilauksen prioriteetin muuttamisen ensin tulleet varaa ensin -periaatteesta käyttäjän valitsemaan prioriteettiin. Aikataulutusjärjestelmään sisältyy myös mahdollisuus uudelleenajoittaa tilauksia yöllä perustuen tarvepäiväjärjestykseen.

 

Luottorajan tarkistus #

Kun tilaus aktivoidaan, asiakkaan luottoraja tarkistetaan kahdella tapaa: onko avoimien laskujen määrä suurempi kuin kumppanikortin luottoraja, ja onko asiakkalla laskuja, jotka ovat erääntyneet useammalla päivällä, kuin järjestelmäasetuksissa on sallittu. Käyttäjä saa varoituksen ennen tilauksen aktivointia, mutta aktivoinnin jatkamista ei estetä.

 

Järjestelmäasetuksista löytyy myös asetus, joka määrittää, tulisiko myyntitilausten avoin määrä lisätä laskujen avoimeen määrään luottorajaa arvioidessa. Tätä käytettäisiin tavallisesti valmista tilaukseen -ympäristössä, jossa yritys ei mielellään aloittaisi valmistustyötä asiakkaan laskujen ollessa erääntyneitä. Jos myynnissä taas on vakiotuotteita, voi olla hyödyllistä syöttää myyntitilaukset, mutta jättää ne lähettämättä ennen kuin laskut on maksettu.