Kumppanit #
Johdanto #
Kumppani on yritys, jonka kanssa yritykselläsi on joko olemassa olevaa tai mahdollista liiketoimintaa. Kumppanitiedoista löytyy osoite sekä erilaisia liiketoimintaan liittyviä tietoja. Kumppanikortille voi tallentaa myös henkilöstön yhteystietoja..
Kumppanikortille päästään järjestelmän mistä tahansa osasta, jossa kumppani on mainittu. Joka kumppanilla pitää olla yksilöllinen lyhytnimi, joka tulostuu näytöille ja yrityksen sisäisiin raportteihin. Eri ruuduilla lyhytnimi on samalla linkki, jota kiikkaamalla avautuu kumppanikortti uudessa ikkunassa. Kumppanin tietoja voidaan katsella ja muuttaa tässä ikkunassa, jota siis kutsutaan ”Kumppanikortiksi”.
Kumppaniluetteloja on myös useissa päävalikoiden kohdissa nimettynä tavallisimman käyttötarkoituksensa mukaan, esim. ”Asiakkaat” myyntiosiossa ja ”Toimittajat” osto-osiossa.
Kumppanit voivat olla erilaisten käyttäjän määrittelemien kumppaniryhmien jäseniä ja näiden kumppaniryhmien mukaan määräytyy, ovatko he asiakkaita ja/tai toimittajia jne. On mahdollista ostaa ja myydä keneltä tahansa kumppanilta. Kuitenkin asiakkaiksi luokitellut kumppanit listataan ensimmäiseksi myyntitilausta tehtäessä. Vastaavasti ostotilauksen yhteydessä ovat toimittajat ensin. Kumppanin osoitetiedot voi olla linkitetty myös siten, että tietyllä kumppanilla voi olla esimerkiksi useita toimitusosoitteita.
Kumppanit voivat kuulua myös tilapäisiin ”ryhmiin” ja heihin voidaan liittää ”muistioita”. Nämä yhdessä ovat järjestelmän PRM-ominaisuuksia (Partner Relationship Management, kumppanuudenhallinta). Näihin PRM-ominaisuuksiin pääsee myös kumppanikortilta, mutta Myynti-osion Kumppanuudenhallinta-valikosta löytyy lisätyökaluja.
Työsolut voidaan määritellä kumppaniyrityksiin, mikäli reititys on käytössä. Varastopaikat määritetään kumppaneina järjestelmässä.
Myös oman yrityksesi yhteystiedot ovat kumppanikortissa. Se on tavallisesti kumppani 1. Oman yrityksen tietoja voidaan muokata myös järjestelmäasetuksista, missä kuvattu tarkemmin sen kumppanitiedon merkityksestä..
Lisensointi #
Seuraavat lisensoitavat moduulit vaikuttavat kumppanikorttiin:
|
PartnerNet
|
Henkilö voidaan lisätä PartnerNet-järjestelmän käyttäjäksi.
|
|
PRM (kumppanuudenhallinta)
|
Tapahtumat-välilehdelle voidaan lisätä muistiinpanoja.
|
|
Tilausten seurannan yksityiskohdat
|
Asiakas voidaan määrittää näkemään tilauksensa yksityiskohdat valintaruudulla E-liiketoiminta -välilehdellä.
|
#
Kumppanikortin käyttö #
Kumppanikortilla on yhteenveto kumppanin tiedoista. Kortin yläosassa näkyy:
|
Tunnus
|
Yrityksen tunnus on yksillöinen juokseva numero, jonka ohjelma antaa yritykselle. Numerointi määräytyy yritystiedoissa määritellyn lähtöluvun perusteella.
|
|
Lyhytnimi
|
Yksillöllinen kumppanin lyhyt nimi, enintään 15 merkkiä pitkä. Tämä nimi näkyy näytöillä ja raporteissa.
|
|
Nimi
|
Virallinen koko nimi, joka tulostuu asiakirjoihin kuten myyntilaskuihin jne.
|
|
Yrityksen puhelin
|
Yrityksen keskuksen numero. Henkilöillä voi olla omissa tiedoissaan suorat ja matkapuhelinnumerot.
|
Yläosassa näkyy lisäksi internet-osoite, oletusyhteyshenkilö sähköpostiosoite linkkinä ja tämän puhelinnumero. Nämä tiedot syötetään ao. paikkoihin Yhteystiedot ja Henkilökunta-välilehdillä.
Kumppanikortin painikkeet:
Tallenna
Tallentaa tietoihin tehdyt muutokset. Jos ikkuna yritetään sulkea tallentamatta muutoksia, näytetään varoitusviesti.
Uusi kumppani
Tallentaa ja sulkee nykyisen kumppanikortn ja luo uuden tyhjän.
Kopioi kumppani
Luo uuden kumppanin kopioimalla nykyisen. ”Kuuluu yritykseen” kenttiin tulee nykyinen yritys. Näin muodostuu kytkentä uuden ja nykyisen kumppanin välille. Lue tästä lisää jäljempänä.
Poista kumppani
Poistaa nykyisen kumppanin. Huomaa että kumppania ei voi poistaa, jos tälle on ollut tapahtumia, esim. myynti- tai ostotilauksia. Tässä tapauksessa suositellaan kumppania asetettavaksi tilaan ”Ei käytössä”. Tällöin kumppani ei näy valintalistauksissa.
Yhteystiedot-välilehti #
Tallennettavat tiedot ovat:
Osoite
Yrityksen asiakirjoihin tulostettava osoite. Huomaa, että verkkolaskutusta käytettäessä siirrettävän osoitteen pituus voi olla rajoitettu.
Postinumero ensin
Jos tämä ruutu on merkitty, postinumero tulostuu asiakirjoihin ennen postitoimipaikkaa. Tämä vaikuttaa osoitekenttien tulostumiseen asiakirjoihin.
Osavaltio
Jos yrityksen osoitteeseen kuuluu osavaltion tms. nimi, syötä se tähän.
Tyyppi
Tässä määrittelet, onko kyseinen kumppanitieto pääosoite vai jokin muun tyyppinen. Vaihtoehtoja on neljä erilaista:
- pääosoite
- vahvistusosoite
- toimitusosoite
- laskutusosoite
Useampia osoitteita voi olla, jos esimerkiksi pääkonttori on yrityksen pääosoite ja tuotantopaikka toimitusosoitteena. Jos yritykselle luodaan vain yksi osoite, sen tyyppi on luonnollisesti pääosoite. Jos useampia osoitteita luodaan, luo pääosoite ensimmäisenä.
Kuuluu yritykseen
Jos olet syöttänyt vahvistus-, toimitus- tai laskutusosoitteen, sinun pitää linkittää se yrityksen pääosoitteeseen. Pääosoitteen tunnus syötetään kenttään ”Kuuluu yritykseen nro”. Jos et muista tunnusta voit toimia seuraavasti: Kun olet määritellyt yrityksen osoitteen tyypin, paina kuuluu seuraavaan -kentän vieressä olevaa toimintopainiketta […] Siitä avautuu kumppanien valintalista, josta voit hakea oikean tunnuksen yrityksen nimen ja tyypin mukaan. Kun valitset etsimäsi pääosoitteen, sen tunnus tallentuu luomasi uuden kumppanin pääosoitteeksi.
Tila
Tietokannassa olevan yrityksen tila voi olla joko ”aktiivinen” tai ”ei käytössä”. Esimerkkinä ”ei käytössä” olevasta yrityksestä voi olla yritys, joka on lopetettu. Vanhoja osoitteita ei poisteta, vaan niiden status muutetaan ”ei käytössä” -tilaan. Näin vanhat asiakirjat yms. näyttävät oikeat tiedot.
Valuutta
Kun määrittelet yritykselle valuutan, valuutta valikoituu automaattisesti yritykselle lähetettäviin osto- ja myyntitilauksiin. (ks. ”Oman Yrityksen Tiedot” valuutan päivittämiseksi).
Kieli
Yritykselle lähetettävät asiakirjat tulostuvat automaattisesti valitsemallasi kielellä.
Maakoodi
Valitse maa luettelosta. Jos hakemaasi maata ei löydy, se täytyy käydä ensin merkitsemässä käytössä olevaksi Järjestelmäasetuksissa.
ALV-numero
Arvonlisäverotunnus vaaditaan EU:ssa toimiville asiakkaille. Muissa tapauksissa arvonlisävero tulee lisätä laskutuksen yhteydessä.
Y-tunnus
Yrityksen virallinen rekisterinumero
Kotipaikka
Kotipaikka tulostuu joihinkin asiakirjoihin. Esimerkiksi laskuihin ja vahvistuksiin.
Internet-osoite
Yrityksen internet sivuston osoite. Kun osoite on tallennettu, pääsee sinne suoraan kumppanikortin yläosan linkistä.
Pankkitilinumero
Tulee automaattisesti ostolaskun tietoihin, kun laskuttava yritys on valittu.
TIlinumero (IBAN)
Pankkitilinumero IBAN -muodossa
SWIFT -tunnus
Pankkitilin SWIFT/BIC tunnus
Tila-välilehti #
Näytölle tulostuvat raportit: myynti- ja ostohistoria, avoimet tilaukset, tilaushistoria ja nimikehistoria.
Tilagraafit
Myynti- ja ostohistorian näytölle tulostuvat kuvaajat edellisen kuukauden loppuun saakka.
Avoimet tilaukset
Porautumisraportti avoimista myynti- tai ostotilauksista.
Valmiit tilaukset
Porautumisraportti valmiista myynti- tai ostotilauksista.
Nimikehistoria
Luettelo myydyistä ja ostetuista nimikkeistä.
Raportit voidaan siirtää useisiin yleisiin tiedostomuotoihin esim. pdf tai Excel tulostettavaksi.
Ryhmät-välilehti #
Määrittele mihin asiakas-, toimittaja-, valmistaja- tai muuhun ryhmään yritys kuuluu, määrittelet samalla että yritys on asiakas, toimittaja- jne. ja näkyy asiaankuuluvalla listalla. Yritys voi olla asiakas ja toimittaja samanaikaisesti.
Mahdollisia ryhmiä ovat
- asiakas
- toimittaja
- valmistaja
- alihankkija
- ehdokas
- muu
Valikon vaihtoehdot määritellään Järjestelmäasetukset -osiossa. Huomaa vaihtoehtoja tehdessäsi, että kaikissa ryhmittelyn valikoissa näkyvät samat vaihtoehdot.
Esim. jos kumppani on asiakas, rasti ”On asiakas” ja valitse sopiva vaihtoehto ryhmävalikosta.
Valintaruudun ”Varasto käytettävissä” merkitseminen tarkoittaa, että tässä osoitteesa oleva varasto on varattavissa myyntitilauksiin materiaalien suunnittelujärjestelmässä.
Varasto käytettävissä -valinta tarkoittaa, että kaikki tähän sijaintiin varastoidut nimikkeet ovat saatavilla varattaviksi myyntitilauksiin. Jos tämä valinta jätetään pois päältä, tänne varastoidut nimikkeet eivät ole saatavilla myyntitilauksiin, paitsi jos ne myydään suoraan tästä sijainnista. Toisin sanoen järjestelmä suunnittelee ylimääräisten tuotteiden valmistuksen mieluummin kuin varaa tähän varastoon.
Negatiivinen varastosaldo voidaan sallia tai kieltää jokaisessa varastopaikassa. Kun järjestelmä toimii normaalisti, on parasta kieltää negatiivinen saldo, sillä tämä estää käyttäjiä tekemästä loogisia virheitä, kuten antaa materiaaleja työeriin ennen niiden saapumista. Kuitenkin järjestelmän käyttöa aloittaessa voi olla hyödyllistä sallia negatiivinen saldo. Poikkeuksia negatiivisen saldon tarkistamiseen voidaan myös tehdä nimikekohtaisesti.
Myynti-välilehti #
Myynti-välilehden tietokentät sisältävät oletusarvoja, joita käytetään kun tämä kumppani valitaan uudelle myyntitilaukselle tai myyntilaskulle. Useimmissa tpauksessa tiedot kopioidaan vastaaviin kenttiin tilaukselle, jossa niitä voidaan tarvittaessa muuttaa. Alasvetovalikoiden arvot asetetaan yleensä järjestelmäasetuksissa.
Vakiotekstit
Valitse vakioteksti, joka tulostuu automaattisesti myyntitilauksiin, -tarjouksiin ja -laskuihin. Tekstivaihtoehdot määritellään järjestelmäasetuksissa.
Maksuehdot
Oletusmaksuehdot. Maksupäivien määrää käytetään laskemaan laskun erä- ja alennuspäivät. Ehdot määritellään järjestelmäasetuksissa.
Myyntihinnasto
Oletushinnasto kopioidaan myyntitilaukseen kun tämä yritys valitaan. Hinnastot luodaan (nimetään) järjestelmäasetuksissa ja nimikkeen hinnoittelu tehdään nimikekortilla.
Myyntialennus
Uudelle tilausriville automaattisesti sovellettava alennus. Tämä alennus koskee kaikkea myyntiä tälle yrityksille. Alennuksia voidaan määritellä myös hinnastossa olevalle nimikkeelle.
Suoramyyntihinnasto
Hinnasto, jota käytetään järjestelmän suoramyyntitoiminnossa.
Suoramyyntialennus
Oletusalennus myynnille suoramyyntitoiminnossa.
Verkkokaupan hinnasto
Verkkokaupasta tilattavien tuotteiden hinnasto. Vain tuotteita, jotka löytyvät hinnastosta, voi tilata verkkokaupasta.
Toimitusehdot
Yleisimmin käytetään INCOTERMS-ehtoja (esi. EXW = Ex works), mutta järjestelmäasetuksissa voidaan luoda myös omia.
Toimitustavat
Valitse oletuskuljettaja tai -tapa
Toimitusehtopaikka
Käytetään yhdessä toimitusehtojen kanssa esim. EXW Helsinki.
Rahdin maksaa
Oletusarvo lähetyksille. Vaihtoehdot ovat ”Lähettäjä” ja ”Vastaanottaja”.
Laskun tyyppi
Laskun muoto. Ulkomaille menevät laskut esimerkiksi sisältävät enemmän tietoa tullia varten.
Laskutusosoite
Oletusyritys myyntitilauksella kun tämä kumppani valitaan asiakkaaksi. Jos kenttä on tyhjä, laskutusosoite on sama kuin asiakkan osoite.
Provisioyritys
Oletusyritys, jolle myyntiprovisio maksetaan. Jos kenttä on tyhjä, provisio-osoite on sama kuin asiakkan osoite.
Provisiohenkilö
Oletushenkilö, jolle myyntiprovisio maksetaan.
Salli koontilaskut
Valitaan, mikäli asiakas sallii koontilaskutuksen.
Oletusmyyntitili
Laskujen oletusmyyntitili.
Oletusmyyntisaatavatili
Laskujen oletusmyyntisaatavatili
Factoring-sopimus
Faktoring.sopimus, jota käytetään oletuksena tämän yrityksen laskuihin. Tämän käyttämiseksi järjestelmään pitää asentaa vastaava faktoring-yhteys.
Päätuoteperhe
Tuotteet (nimikkeet), joita yritys ensisijaisesti ostaa, myy tai valmistaa. Tilausta syötettäessä näytetään tämän ryhmän tuotteet ensin valintalistalla.
Projekti
Oletusprojekti uusille myyntitilauksille.
Luottoraja
Muistiinpanon kaltainen tieto, jota ei käytetä varsinaisesti järjestelmässä.
Kustannuspaikka
Oletuskustannuspaikka yrityksen tilauksille.
Muita myyntitilauksen ehtoja
Tämä teksti kopioidaan myyntitilaukseen ja se tulostuu tilausvahvistukseen.
Osto-välilehti #
Tämä välilehti voidaan jättää huomiotta jos syötät tietoja asiakkaasta.
Ostotilauksen teksti
Valitse ostotilaukselle tuleva vakioteksti. Vakiotekstit määritellään järjestelmäasetuksissa.
Maksuehto
Oletusmaksuehto. Ehdot määritellään järjestelmäasetuksissa.
Ostotoimitustapa
Oletustoimitustapa.
Ostotoimitusehto
INCOTERMS tai muu järjestelmäasetuksissa määritetty.
Ostotoimitusehtopaikka
Käytetään yhdessä toimitusehdon kanssa, esim. EXW Nummela.
Oletusostotili
Oletustili uusille ostotilausriveille.
Kuljetusaika päiviä
Kuljetusaika otetaan huomioon, kun tilauspäivä lasketaan tarvepäivän perusteella.
Toimituskulukerroin
Kerroin ostotilauksustannuksen ja kustannuksen perillä välisen eron laskemiseksi. Nimikkeen varastoarvo lasketaan kustannus perillä -tiedosta. Kustannus perillä -kerroin voidaan määrittää myös nimikekohtaisesti nimikekortilla. Sitä voidaan muuttaa ostotilausrivillä ja myös vastaanottoon kytketyllä ostolaskun rivillä.
Kuvaus laskun rivillä
Tämä teksti tulee automaattisesti käsin luodulle (ei oston vastaanottoon kytkettyyn) laskuriville. Kun lasku, jossa ei ole yhtään riviä, kirjataan tai aktivoidaan, lisätään laskuun yksi rivi, jossa on: tämä teksti, määränä yksi ja summana laskun summa. Tämä vähentää pienten, sekalaisten laskujen syöttötyötä.
Ostoalennus
Tätä alennusta sovelletaan automaattisesti uudelle ostotilausriville tältä yritykseltä ostettaessa. Alennus koskee kaikkia ostoja. Ostotilauksessa voidaan määritellä erillisiä alennuksia.
Vahvistus viim. (päiviä)
Päivien lukumäärä, mikä pitää ylittyä ennen kuin toimittajalle lähetetään muistutus ostotilauksen vahvistamisesta. Tämä asetus pätee ainoastaan toimittajille, jotka on määritetty käyttämään valinnaista PartnerNetiä.
E-Liiketoiminta -välilehti #
Tiedot tällä välilehdellä tarvitaan vain, jos järjestelmä on määritetty käyttämään erityisiä EDI (Electronic Data Interchange) järjestelmiä. Oletuksena ei näitä järjestelmiä ole käytössä.
EDI tunnus
Yrityksesi tunnus tämän kumppanin tietojärjestelmässä.
EDI-siirtotapa
Sähköinen tiedonsiirtotapa tämän kumppanin kanssa.
Verkkolasku
Siirtotapa valinnaiselle verkkolaskupalvelulle. Vaihtoehtoja on neljä: ”Verkkolasku B2B”, ”Verkkolasku – eKirje”, ”Ei verkkolaskua” ja ”PDF sähköpostitse”. Valittu vaihtoehto on oletuksena uusilla laskuilla tälle yritykselle ja se voidaan muuttaa laskukohtaisesti. Jos verkkolaskut ovat käytössä, saatetaan käytettävästä palvelusta riippuen tarvita muita tietoja esim. ALV, IBAN ja SWIFT -numerot. Jos on valittu ”PDF sähköpostitse”, verkkolaskua ei käytetä, vaan lasku lähetetään laskutuskumppanin laskutusyhteyshenkilön (joka määritellään kumppanikortin Henkilökunta-välilehdellä) sähköpostiin.
OVT
Verkkolaskutuksessa käytettävä tunnus. Syötä tähän asiakkaan verkkolaskuosoite sekä tarvittaessa perään operaattoritunnus @ merkillä erotettuna. Esimerkiksi siis tyyliin 00371234567@00377654321.
Asiakas näkee tilaustensa yksityiskohtaiset tilanteet
Kun tilausten seuranta -ominaisuus otetaan käyttöön, kyseinen asiakas näkee yksityiskohtaisesta missä vaiheessa heidän tilauksensa on tuotannossa. Muussa tapauksessa asiakas näkee vain perustiedot tilauksestaan.
Kytkennät-välilehti #
Ostot pystytään paremmin suunnittelemaan, jos (tavaran)toimittaja ja valmistaja on linkitetty toisiinsa. Jos yrityksessäsi on käytössä laatujärjestelmä, jossa hyväksytyt tavaran toimittajat tietyille valmistajille on määritelty, yhdistää tämä linkki hyväksytyt tavaran toimittajat ja valmistajat. Yrityksen asetuksia tallentaessa on myös mahdollista määritellä, että järjestelmä sallii tilausten luomisen ainoastaan hyväksytyille toimittajille.
On myös mahdollista merkitä suositeltavin toimittaja tietylle valmistajalle. Tätä tietoa käytetään valinnaisesta ostojen suunnittelujärjestelmästä.
Käsitteletpä toimittajaa tai valmistajaa paina toimintopainikkeita vastaavassa sarakkeessa, kun haluat lisätä tai poistaa yrityksiä linkitettyjen kumppanien listalla.
Huomaa että kumppani määritellään toimittajaksi tai valmistajaksi siten, että yrityksen tiedoissa valitaan se kuuluvaksi johonkin toimittaja- tai valmistajaryhmään Ryhmät-välilehdellä.
Välilehdellä on myös luettelo osoitteista, jotka on kytketty tähän yritykseen ”Kuuluu yritykseen” -kentässä Yhteystiedot-välilehdellä.
OEM-valmistaja
Tämä toimittaja on, tai näkyy toimittamiensa tuotteiden valmistajana. Niinpä toimittaja on automaattisesti omien tuotteidensa hyväksytty toimittaja.
Henkilökunta-välilehti #
On mahdollista luoda ja linkittää yhteyshenkilöitä kumppaniin. Tilausta tehdessä on mahdollista nimetä yrityksen yhteyshenkilö sekä yhteystietojen yksityiskohdat.
Paina [Lisää] Henkilökunta-lehdellä. Anna yhteyshenkilölle lyhytnimi (tunnus), jonka avulla jatkossa löydät hänet tietokannasta. Kirjoita sitten henkilön todellinen nimi ja yhteystiedot.
Jos kyseessä on ensisijainen yhteyshenkilö, pane merkki ruutuun ”Oletusyhteyshenkilö”.
Jos rastit ruudun ”Ilmoita sähköpostitse”, saa alihankkijan yhteyshenkilö automaattisesti:
-
Kopion ostotilauksesta, jossa tavarat toimitetaan suoraan alihankkijalle
-
Kopion myyntitilauksesta, jonka alihankkija toimittaa suoraan asiakkaalle.
Muissa tapauksissa tämän ruudun merkitseminen esitäyttää sähköpostin valintaruudun myynti- tai ostotilausvahvistusta tulostettaessa, mutta näitä ei lähetä automaattisesti.
Tapahtumat-välilehti #
Yritykselle voidaan lisätä myös ennalta suunnittelemattomia tapahtumia (muistioita) kumppani-kortilta ja järjestelmän lukuisista muista kohdista, joissa löytyy Tapahtumat-välilehti. Tapahtuma on vapaamuotoinen muistiinpanoteksti, joka on kytketty kumppaniin ja lisäksi mahdollisesti kumppanin henkilöön. Tapahtuma voi olla kytköksissä myös tiettyyn järjestelmän tapahtumaan, esim. myyntitilaukseen, mutta tällöin se täytyy luoda ko. tilauksella olevasta tapahtumat-välilehdestä.
Kumppanikortilla on listaus kaikista kumppanille kirjatuista tapahtumista huolimatta siitä onko niissä kytköksiä esim. tilauksiin.
PartnerNet lisää automaattisesti tiettyjä taphtumia. Ks. yksityiskohdat erillisestä PartnerNetin käyttäjän oppaasta.
