7. Tietojen tuominen

Tietojen tuominen #

On kolme tapaa tuoda tietoja Manu Onlineen:

1. Tuo yhdistetystä kirjanpitojärjestelmästä

2. Kopioi ja liitä aloitustyökalua käyttäen

3. Käytä Excel-taulukoita

Jos sinulla on yhdistetty kirjanpitojärjestelmä, tulisi sinun tuoda kumppanit, nimikkeet ja tilikartta tästä järjestelmästä, vaikka tiedot eivät olisi täydellisiä. Tämä johtuu siitä, että järjestelmä ”kartoittaa” järjestelmien sisäiset tunnusmerkit. Jos tätä ei tehdä, on todennäköistä, että kirjanpitojärjestelmään luodaan toistuvia asiakkaita tai nimikkeitä, kun laskut tuodaan myöhemmällä ajankohdalla.

Tuominen kirjanpitojärjestelmästä tai aloitustyökalua käyttäen on suunniteltu helpoksi, mutta siihen sisältyy vain kaikkein yleisimmät kentät tiedoille. Täyttääksesi kaikki tietokentät, käytä Excel-taulukoita. On kuitenkin tavallista tuoda ensin tiedot esimerkiksi kirjanpitojärjestelmästä, ja sen jälkeen päivittää tiedot yksityiskohtaisemmin Exceliä käyttäen.

Tietojen tuominen yhdistetystä kirjanpitojärjestelmästä #

Järjestelmän käyttöä aloittaessa tulee sinun hdistää ja tuoda tilikarttatietosi, mutta on myös mahdollista tuoda kumppanit ja nimikkeet.

Tuonti voidaan tehdä etusivun aloitustyökalusta tai Laskutuksen Kirjanpitoyhteydestä. Jos järjestelmää ei ole vielä yhdistetty kirjanpitojärjestelmään, tee tämä yhteys ensin. Syötettyäsi järjestelmän käyttäjänimen ja salasanan, ilmestyy ikkuna, joka kysyy pääsyä Manu Onlineen.

Tietojen kopioiminen ja liittäminen aloitustyökalulla #

Helppo tapa tuoda tietoja on käyttämällä aloitustyökalua. Valmistele tietosi Excel-taulukkoon samoilla sarakkeilla, jotka löytyvät ruudulta tiedonsyöttöosiossa, ja kopioi ja liitä tiedot.

Täydet ohjeet löytyvät aloitustyökalusta.

Excel-taulukoiden käyttäminen tietojen tuomiseen #

Saadaksesi täysimmän hallinnan tietojen tuomisesta ja viemisestä, käytä Excel-taulukoiden siirtotyökaluja. Nämä tarjoavat lukuisia taulukoita, jotka voidaa viedä järjestelmästä tietoa sisältäen, ja tuoda takaisin kun tietoja on muokattu tai niihin lisätty.

Koska taulukkoihin mahtuu täysi pakkaus ”staattisia” tietoja järjestelmästäsi, aloituksen aikana voidaan ”totuus” tiedoistasi pitää talukoissa ja aloitustyökalun tietojenpoisto-ominaisuutta äyttää järjestelmän tyhjentämiseen. Tällä tavalla voit toistuvasti kokeilla eri liiketoiminnan prosesseja, poistaen tiedot järjestelmässä jokaisella kerralla.

Taulukkojen tuontiominaisuus on saatavilla vain jos ”Analyysiraportit”-laajennus on lisensoitu järjestelmään.

Huomaa, että helpoin tapa käyttää näitä työkaluja on tuoda taulukko järjestelmästä itsellesi näytetiedoilla. Saat Excel-taulukon sähköpostissa, joka voidaan tallentaa paikalliselle kovalevylle, muuttaa tietoja ja ladata takaisin järjestelmään.

Yksittäiset Excel-taulukot ovat saatavilla Muut toiminnot -valikosta jokaisen osion päävalikosta.

Valitse tuotavien tietojen tyyppi (esim. Kumppanit) ja paina alaspäin osoittavaa nuolta (lataus). Järjestelmä kehottaa sinua valinnaisesti suodattamaan lähetettävät tiedot. Paina lähetyspainiketta.

Saatuasi Excel-tiedoston sähköpostiisi, tallenna se paikalliselle kovalevylle muokkausta varten. Avaa taulukko ja salli muokkaus jos käyttämäsi Excelin versio vaatii sitä.

Muokkaa tiedot tai lisää niitä halusi mukaan. Taulukon apusivu antaa lisää tietoa kenttien tiedoista. Versiosivua ei tule muokata. Se on tarkoitettu järjestelmällesi, tarkistamaan että taulukon versio on uusin mahdollinen. Kaikkien taulukoiden ensimmäinen sarake on usein ”avainkenttä” (esim. nimikekoodi). Jos muutat tämän arvoa, tuloksena voi olla nimikkeen toistuminen järjestelmässä. Muutokset kaikkiin muihin kenttiin johtavat tämän kohdan päivittämiseen uusilla tiedoilla.

Kun olet valmis muutoksien kanssa, tallenna työsi ja mene takaisin Manu Onlineen, valitse sama kohta Taulukon siirto -alasvetovalikosta, mutta tällä kertaa paina ylöspäin osoittavaa nuolta. Tämä avaa ikkunan, jossa valitaan tiedoston sijainti. Etsi tiedosto ja jatka eteenpäin. Tämä tuo tietosi ja näyttää tulostaulukon näyttäen, onko tuonti onnistunut.

Huomautuksia taulukon tuonnin käytöstä:

1. Excelin XLS-muotoa käytetään
2. Kaikkien tietojen pitää olla tekstinä (jopa numeroiden). Ladatusta taulukosta löytyy makro, joka tekee tämän automaattisesti, kun taulukko tallennetaan.
3. Tietojen pitää olla siistissä taulukkomuodossa ilman yhdistyneitä soluja.
4. Älä lisää taulukkoon arkkeja
5. Älä lisää taulukkoon sarakkeita
6. Älä vaihda ylimääräisiä ominaisuuksia, kuten automaattista suodatusta
7. Älä muokkaa versiosivua

Saatavilla olevat taulukot #

Alla on luettelo saatavilla olevista taulukoista. Huomaa, että joihinkin näistä vaaditaan asiaankuuluva laajennus, joten kaikki eivät välttämättä ole saatavilla järjestelmässäsi.

Lisäksi saatavilla on taulukko myyntitilausten tuomiseen. tämä käyttää XLSX-muotoa ja se on saatavilla Myyntitilausvalikosta.

Tällä hetkellä ei ole taulukkoja työajan, koneajan, alihankinnan tai muiden kustannusnimikkeiden tuomiseen. Tavallisesti näillä ei ole suurta määrää tietueita.