2. Ostotilaukset

Ostotilaukset #

Johdanto #

Ostotilausten ominaisuudet:

• Ostotilauksia voidaan syöttää käsin, mutta niitä voidaan luoda myös perustuen järjestelmän sisäiseen, tosiaikaiseen suunnittelulogiikkaan joko usea kerrallaan (perustuen automaattiseen ostosuunnitteluun) tai yksitellen valitsemalla suunnitelluista tarpeista.

• Ostotilaus voidaan tehdä mille tahansa nimiketyypille, mutta vain vastaanotetut materiaalinimikkeet otetaan varastoon.

• Ostotilauksilla on muutoshallinta. Muuttaaksesi tilausta, tee uusi versio.

• Jos PartnerNet on käytössä, toimittajat voivat vastanottaa ja vahvistaa tilauksensa ilman fakseja tms. He voivat myös nähdä toimittamiensa nimikkeiden varastomäärät ja niiden suunnitellun käytön.

• Vastaaotettujen materiaalien arvon laskenta perustuu FIFO-periaatteeseen. Nimikkeelle voidaan määritellä hankintahintaa suurempi kustannus perillä -arvo, jolloin varaston arvoon voidaan sisällyttää kuljetus- ja käsittelykustannukset.

• Jos myyntitilukselta tehdään suoratoimitus, on loppuasiakkaan osoite toimitusosoite.

• Käyttäjä voidaan rekisteröidä tilaukseen, jos halutaan saada sähköposti-ilmoitus vastaanotetuista nimikkeistä.

Lisensointi #

Seuraavat valinnaiset lisensoitavat moduulit vaikuttavat ostotilauksiin (ks. Hallinto -> Lisensointi):

Ostotilauksen luominen #

Luodaksesi uuden tyhjän ostotilauksen, napsauta painiketta ”Uusi” päävalikossa tai avaa olemassa oleva ostotilaus ja paina painiketta ”Uusi tilaus”. Olemassa oleva ostotilaus voidaan myös kopioida painikkeella ”Kopioi tilaus”.

Uusia ostotilauksia voidaan myös luoda automaattisesti useita kerralla järjestelmän ostojen suunnitteluominaisuuksilla. Katso lisää luvusta ”Ostotilausten automaattinen luonti”.

Uuden ostotilauksen tilana on ”Rakenteilla”, mitä voidaan pitää luonnoksena. Tietoja voidaan syöttää tilaukseen välittämättä niiden lopullisesta tarkkuudesta, täydellisyydestä ja kattavuudesta. Jos ”rakenteilla” oleva tilaus tulostetaan, on tämä tila merkitty selvästi näkyviin. Ennen ostotilauksen vahvistamista toimittajlle, se pitää aktivoida painikkeella ”Aktivoi”. Aktivointi tarkistaa tilauksen tietojen täydellisyyden ja kattavuuden, tilaus numeroidaan ja nimikkeet kirjataan tarvelaskentaan. Ostotilauksen aktivoinnista myöhemmin lisää.

Ostotilauksen syöttäminen #

Sivulla ovat seuraavat painikkeet. Tilauksen tilasta riippuen kaikki painikkeet eivät ole aina näkyvissä.

Syötettäessä uutta ostotilausta on suositeltavaa mutta ei pakollista valita ensin toimittajan nimi, koska monet muut kentätä täytetään automaattisesti kumppanikortin oletustiedoista.

Otsikkotiedot #

Ruudun yläosassa ovat tilauksen jatkuvasti näkyvät otsikkotiedot.

Otsikkotiedot-välilehti #

Ostotilauksen muut osoitteet #

Ostotilauksen toimitus-, laskutus- ja vahvistusosoite ilmestyvät otsikkotietoihin automaattisesti. Mikäli yritykselläsi on järjestelmässä vain yksi osoite, joka on automaattisesti pääosoite, ilmestyy se kaikkiin kolmeen kenttään. Jos yritykselläsi on useampia osoitteita, ilmestyy kuhunkin kenttään siihen kuuluva osoite.

Jos haluat muuttaa näitä osoitteita, paina muutettavan kentän vieressä olevaa painiketta […], jolloin pääset poimimaan haluamasi osoitteen järjestelmästä.

Jos toimitus-, vahvistus- ja laskutusosoite ovat samoja, tulostuu tilaukseen ainoastaan toimitusosoite. Jos ne eivät ole samoja, esimerkiksi toimitusosoitteena on alihankkijasi osoite, tulostuvat kaikki osoitteet.

Riveittäin-välilehti #

Ostotilaukseen voi lisätä rivejä kolmella eri tavalla.

1. Riveittäin välilehdellä – syötä tai poimi nimike, määrä, hinta ja toimituspäivä.

2. Muokatessasi rivin yksityiskohtia, paina [Uusi]. Voit liikkua rivien välillä [Edellinen] ja [Seuraava] – painikkeilla.

3. Kerää ostotilaukseen rivejä järjestelmän suunniteltujen tarpeiden perusteella. Käytä [Hae rivejä] painiketta Riveittäin-välilehdellä. Menetelmä kuvataan myöhemmin tässä kappaleessa.

Tilausrivejä voidaan poistaa Riveittäin-lehdellä valitsemalla ne ja painamalla [Poista]. Poiston jälkeen rivit voidaan numeroida uudelleen yhdestä alkaen painamalla [Järjestä rivit].Voit valita nimikkeen kirjoittamalla sen tunnuksen tai painamalla suorita-painiketta […].Aseta valintaikkunan yläreunassa hakuehtoja ja paina [Näytä], jolloin saat rajatun luettelon. Valitse nyt etsimäsi nimike listasta.

Monirivisellä tilauksella voidaan lähetyspäivät ja projektitieto muuttaa kerralla usealle valitsemalla kaikki tai halutut rivit, syöttämällä tieto ko. Kenttiin ja painamalla [Päivitä].

[Hae valmistajan tunnukset] painikkeella päivitetään valmistajan tunnukset valituille riveille edllyttäen, että tieto on syötetty oikein nimikkeiden ja kumppanin tietoihin. Esim. jos toimittaja on vaihtunut, on todennäköisesti tarpeen muuttaa valmistajan tunnukset vastaamaan uuden toimittajan järjestelmässä olevia tunnuksia.

Verokoodit, lähetyspäivät ja projektit voidaan päivittää useampaan riviin kerrallaan. Valitse päivitettävät rivit ja valitse vaihdettavat arvot. Paina ”Päivitä” ja valittujen rivejen arvot päivitetään. Kaikki rivit voidaan valita ruudukon yläosasta rivivalitsimen yläpuolelta.

Rivin yksityiskohdat #

Rivin yksityiskohdat lehdellä on Rivi-tiedon lisäksi alilehdet Hinnoittelu ja Tarjoukset. Nämä sisältävät tietoa mahdollisista viimeisimmistä ostohinnoista ja tarjouksista. Näiltä voidaan valita hinta tilausriville.

Kun uusi rivi luodaan, oletusostohintana on viimeinen nimikkeestä maksettu hinta.

Tilausrivien lisääminen suoraan ostotarpeiden perusteella #

Järjestelmä laskee ostotarpeet tosiaikaisesti kun myyntitilauksia syötetään ja työeriä avataan. Tätä tietoa voidaan käyttää lisätessä ostotilausrivejä usea kerrallaan.

Ollessasi ostotilauksen yhteenvetosivulla, mene Riveittäin -lehdelle ja paina sitten [Hae rivejä], jolloin saat luettelon kaikista tämänhetkisistä ostotarpeistasi. Voit valita joko yhden toimittajan ostotarpeet tai ottaa kaikki kerralla. Jos otat kaikki ostotarpeet kerralla samaan tilaukseen, voit myöhemmin siirtää näitä rivejä muihin tilauksiin. Merkitse ne rivit, jotka haluat siirtää tilaukseesi. Kun merkitset useita saman nimikkeen kohdistettuja rivejä, ne summataan yhdeksi tilausriviksi.

Ostotilauksen ja sen tilan muuttaminen #

Ostotilauksen ja tilausrivien mahdolliset tilat #

Ostotilauksella voi olla seuraavat tilat:

Ostotilausrivin tiloilla on samat 6 vaihtoehtoa. Tilausrivin ja tilauksen tila ei kuitenkaan välttämättä ole sama. Esimerkiksi jos ostotilauksen toinen rivi on kokonaan vastaanotettu ja toista ei ole saatu lainkaan, tilaus on osittain vastaanotettu, rivien tiloina taas ovat valmis ja aktiivinen.

Ostotilauksen aktivointi #

Kun tilaus on valmis lähetettäväksi, se aktivoidaan. Ennen aktivointia tilauksessa olevat nimikkeet ja määrät eivät ole vaikuttaneet tarvelaskentaan.

Kun aktivoit tilauksesi painamalla [Aktivoi]:

• Ostotilauksen loogisuus tarkistetaan. Ts. päiväykset ja määrät ovat loogisia ja täydellisiä.

• Ostotilaus saa seuraavan juoksevan ostotilausnumeron.

• Tämä päivä kirjataan tilauspäiväksi, ellei sitä ole täytetty.

• Tilatut määrät kohdistetaan tarvelaskennan mukaisiin tarpeisiin.

• Ostotilauksesta lähetetään mahdollisesti kopio alihankkijalle, joka on määritelty Toimitusosoite” -kenttään.

• Tilaksi muutetaan ”Aktiivinen”.

Aktivoinnin jälkeen ostotilaus voidaan vastaanottaa.

Tilausta ei voi aktivoida, jos tilauksesta puuttuu jokin välttämätön tieto – eli jos tilaus on vielä keskeneräinen tai tilaus sisältää rivejä hyväksymättömistä toimittaja/valmistaja -yhdistelmistä. Korjaa puutteet virheilmoituksen perusteella.

Aktivointi ei lähetä automaattisesti tilausta toimittajalle.

Uuden ostotilausversion teko #

Jos jo aktivoimaasi tilaukseen tuleekin vielä muutoksia, voit tehdä muutokset vasta, kun olet peruuttanut tilauksen aktivoinnin. Tällöin tarvelaskenta ajetaan uudelleen niin, että tilauksessa olevien määrien kohdistukset puretaan. Tilauksen tilaksi tulee jälleen ”Rakenteilla”. Muutokset tehtyäsi voit aktivoida tilauksen uudelleen.

Paina ”Uusi versio” painiketta, tee tarvittavat muutokset ja muista aktivoida tilaus uudestaan.

Aktivointia ei voi perua, kun ostotilaukselle on olemassa avoimia vastaanottoja. Ne täytyy ensin joko sulkea tai perua.

Jos ostotilauksessa on rivejä, jotka on osittain toimitettu, jaetaan nämä kahdeksi riviksi. Toimitettu määrä on rivillä, jonka tila on ”Valmis”. Avoin määrä on rivillä, jonka tila on ”Rakenteilla”. Tätä riviä voi muokata, kunnes tilaus aktivoidaan uudelleen.Jos aktivoitua ostotilausta on jouduttu muuttamaan, kerran tai useamman kerran, ja se on aktivoitu uudelleen, myös tilauksen aiemmat versiot löytyvät yhä järjestelmästä. Ostotilauksen muutokset voi tarkistaa tulostamalla samannimisen raportin.

Ostotilauksen peruminen #

Ostotilaus, jota ei ole koskaan aktivoitu, voidaan poistaa järjestelmästä ”Poista” painikkeella.

Voit muuttamisen lisäksi myös kerta kaikkiaan sulkea tilauksen. Poikkeuksena tähän ovat täysin valmiit tilaukset. Niihin liittyvät toiminnot on jo kaikki syötetty järjestelmään.

Sulkeaksesi aktiivisen tai osittain vastaanotetun tilauksen paina ”Sulje” painiketta. Se sulkee kaikki avoimet rivit. Jos rivi on osittain toimitettu, se pilkotaan kahdeksi toimitettuun ja osittain toimitettuun osaan.Tilauksen sulkeminen estää sille myöhemmin tulevat toimitukset ja muuttaa tilauksen tilaksi ”Valmis”.

Huomaa, että tilaus voidaan sulkea myös Varasto-valikossa ostojen vastaanotossa. Varastomies voi päättää, että tavaraa on otettu vastaan ”tarpeeksi”, kun tilattu määrä on summittainen.

Tilauksia voidaan myös muuttaa tai sulkea usea kerralla Ostot-valikossa Muut toiminnot-kohdassa.

Vahvistus-lehti #

Vahvistus-välilehdellä näkyvät toimittajan PartnerNet-palvelun kautta tekemät vahvistukset. Toimittaja ei voi poistaa tai muuttaa tehtyjä vahvistuksia, ainoastaan lisätä uusia. Näin koko vahvistushistoria on näkyvissä.

Vastaanotot-lehti #

Vastaanotot välilehdellä näkyvät tälle tilaukselle kohdistetut vastaanotot. Vastaanotot tehdään Varasto-osiossa.

Yhteenveto tilanne -lehti #

Tässä näkyy tilauksen rivien yhteenveto.

Ostotilauksen tulostaminen #

Jos tulostat rakenteilla olevan tilauksen, on se tila näkyvissä tilauksen otsikkokentässä.

Tilaus tulostuu automaattisesti sillä kielellä, jonka olet merkinnyt asiakkaasi kanssa käytettäväksi kieleksi.

Tilauksen otsikkotiedoissa on kenttä ”Tilausvahvistus tulostettu”. Kentän kellonaika ja päivämäärä päivittyvät joka kerta, kun siirryt tulostamaan tilausta. Jos tilausta ei vielä ole tulostettu, on kenttä tyhjä.